Pengertian Sistem Pengendalian Intern Kas

Pengertian Sistem Pengendalian Intern Kas

a.      Pengertian Sistem

Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak luar maupun dalam perusahaan, disusunlah suatu system dan cara-cara tertentu. Sistem ini direncanakan untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam perusahaan.

Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 2) “Sistem adalah : Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berhubungan, berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahap yaitu : Input, proses dan output”.

Selanjutnya James A Hall (2001 : 5) “Sistem adalah Sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (intrrelated) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common perposes)”.

Dari beberapa pengertian sistem di atas, dapat kita ketahui bahwa sistem terdiri dari beberapa prosedur yang merupakan rangkaian kegiatan dan perbuatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk menjamin adanya keseragaman perlakuan terhadap setiap transaksi perusahaan agar pengawasan dapat dijalankan dengan baik dan tepat pada waktunya.

b.      Pengertian Pengendalian Intern

Pengendalian intern merupakan suatu cara yang ditempuh oleh perusahaan untuk mencegah terjadinya kesalahan atauun penyelewenangan yang terjadi baik yang dilakukan secara sengaja maupun tidak sengaja.

Sering perusahaan terpaksa tutup karena adanya mismanagement yaitu ketidak mampuan manajemen untuk mengendalikan semua kegiatan perusahaan yang mengakibatkan terjadinya persimpangan-persimpangan yang merugikan perusahaan.

 Menurut Sofyan Syafri Harahap (2000 : 117) Pengendalian Intern adalah: “Pengawasan Intern mencakup struktur organisasi dan seluruh metode serta prosedur yang terkoordinir yang ditetapkan oleh perusahaan untuk mengamankan hartanya, mendorong kegiatan agar efisien dan mengajak untuk mentaati kebijakan perusahaan”.

Sedangkan Menurut Wibowo dan Arif (2002 : 133) “Pengendalian Intern (internal control) meliputi semua perencanaan dari suatu organisasi dan semua metode serta prosedur yang ditetapkan oleh manajemen dalam rangka untuk :

•  Menjaga harta perusahaan dari pencurian oleh karyawan, perampokan, serta penggunaan yang tidak diotorisasi
• Meningkatkan akurasi dan kepercayaan dari pencatatan akuntansi dengan cara mengurangi resiko kesalahan (error) dan iregularitas (irregularitas) dalam proses akuntansi yang dilakukan”.

Dari beberapa pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa dalam pengendalian internal perlu dilakukan ketelitian agar tidak terjadi penyimpangan ataupun penyelewengan terhadap harta perusahaan.

c.       Pengertian Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001 : 163) “Sistem Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntasi, mendorong dipatuhinya kebijakan”.

Dari beberapa pendapat di atas dapat dilihat bahwa dalam mengadakan pengendalian harus selalu diadakan perbandingan antara hasil yang sesungguhnya yang telah dicpai dengan produksi yang ditetapkan dalam perencanaan, untuk menilai prestasi masa lalu dan meletakkan tanggung jawab akan adanya penyimpangan yang terjadi. Atau suatu cara atau metode-metode yang ditetapkan oleh manajemen untuk menjaga keamanan harta kekayaan dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntasi di dalam melakukan suatu kegiatan perusahaan. jadi dengan adanya pengendalian intern yang memadai akan dapat memberikan kemudahan bagi pihak manajemen dalam pengawasan terhadap kegiatan organisasi serta memberikan kemudahan karyawan dalam melakukan tugas-tugasnya.

Komponen Sistem Pengendalian Intern

Mulyadi (2001 : 173) menyatakan bahwa yang bertanggung jawab atas struktur pengendalian adalah :

1. Manajemen. Merupakan tanggung jawab manajemen untuk menciptakan pengendalian intern yang efektif.
2. Dewan direksi dan komite audit. Anggota dewan, sebagai bagian dari pengaturan umum dan tanggung jawab terhadap kekeliruan, harus menentukan bahwa manajemen telah memenuhi tanggung jawabnya untuk menciptakan dan memelihara pengendalian intern
3. Auditor internal. Auditor internal harus memeriksa dan mengevaluasi kecakupan pengendalian intern suatu entitas secara periodik dan membuat rekomendasi untuk perbaikan, tetapi mereka tidak memiliki tanggung jawab utama untuk menciptakan dan memelihara pengendalian intern
4. Personel entitas lainnya. Peran dan tanggung jawab dari semua personil lain yang menyediakan informasi yang disediakan oleh, sistem yang mencakup pengendalian intern, harus memahami bahwa mereka memiliki tanggung jawab untuk mengkomunikasikan masalah apapun yang tidak sesuai dengan pengendalian atau tindakan melawan hokum yang mereka temui kepada tingkat yang lebih tinggi dalam organisasi
5. Auditor independent. Sebagai hasil dari prosedur audit laporan keuangan, seorang auditor eksternal mungkin akan menemukan kekurangan dalam pengendalian intern yang akan dikomunikasikan kepada manajemen, komite audit, atau dewan direksi, bersamaan dengan rekomendasi perbaikan.
6. Pihak eksternal lainnya. Pembuat aturan menetapkan persyaratan minimum untuk pengadaan pengendalian intern oleh entitas-entitas tertentu

Komponen Pengendalian Intern terdiri dari lima unsur pokok yang saling berhubungan, yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian (Control Environment) menetapkan suasana suatu organisasi, yang mempengaruhi kesadaran akan pengendalian dari orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan fondasi dari semua komponen pengendalian intern lainnya, yang menyediakan disiplin dan struktur
2. Penilaian Resiko (Risk Assesment) merupakan pengidentifikasian dan analisis entitas mengenai resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan entitas, yang membentuk suatu dasar mengenai bagaimana resiko harus dikelola
3. Aktivitas Pengendalian (Control Activities) merupakan kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dilaksanakan
4. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) merupakan pengindentifikasian, penangkapan, dan pertukaran informasi dalam suatu bentuk dan keranga waktu yang membuat orang mampu melaksanakan tanggung jawabnya
5. Pemantauan (Monitoring) merupakan suatu proses yang menilai kualitas kerja pengendalian intern pada suatu waktu

2.      Tujuan Pengendalian Intern

Suatu pengendalian yang efektif dan efisien sangat dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan. karena dengan adanya sistem pengendalian intern diharapkan semua yang telah ditetapkan dapat dilaksanakan dengan baik.

Menurut Mulyadi (2001 : 163) “Tujuan Pengendalian Intern adalah :

1.      Menjaga kekayaan organisasi

2.      Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntasi

3.      Mendorong efisiensi

4.      Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”

Sesuai dengan tujuan maka pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua yaitu : Pengendalian Intern (Intern Accountin) dan pengendalian intern administrative (internal administrative control).

Pengendalian Intern Akuntasi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi mengecek keandalan data akuntasi. Pengendalian intern akuntasi yang baik akan menjamin keamanan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya.

Pengendalian intern administrative meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

3.      Unsur Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian Intern menurut Bastian Indra (2003 : 15 - 17) memiliki lima unsur pokok tersebut :

• Lingkungan Pengendalian, yaitu menggambarkan keseluruhan sikap organisasi yang mempengaruhi kesadaran dan tindakan personel organisasi mengenai pengendalian.
• Penaksiran Resiko, penaksiran resiko untuk pelaporan keuangan adalah identifikasi anallisis dan pengelolaan resiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum.
• Informasi dan Komunikasi, fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi adalah bahwa transaksi dilakukan manajemen dalam laporan keuangan.
• Aktivitas Pengendalian, adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oeleh manajemen yang dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi resiko dalam pecapaian tujuan entitas.
• Pemantauan, adalah proses penilaian kualitas kinerja struktur pengendallian intern sepanjang waktu pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian. Pada waktu yang tepat untuk menentukan apakah struktur pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan dan untuk menentukan apakah struktur pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karna terjadinya perubahan keadaan.

Mulyadi (2001 : 164) berpendapat bahwa “unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah :

• Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
• Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya.
• belajarilmukomputerdaninternet.blogspot.comPraktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
• Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawab”.

Diantara empat pokok pengendalian intern tersebut di atas, unsur mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya merupakan unsure pengendalian intern yang paling penting. Karena apabila karyawan yang ditempatkan tidak sesuai dengan kemampuannya maka seluruh aktivitas tidak akan berjalan lancar dan apa yang telah dilakukan tidak akan dapat dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu, unsur manusia atau karyawan harus benar-benar ditempatkan sesuai dengan bidang dan kemampuannya serta memiliki tugas-tugas yang telah ditetapkan, agar apa yang menjadi tujuan perusahaan dapat tercapai dengan baik.

4.      Sifat-sifat Pengendalian Intern

Menurut Hartadi Bambang (2004 : 85) “ada lima sifat (characteristic) sistem pengendalian intern yang dapat dipercaya (reliable) :

a.       Kualitas karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya

Faktor yang paling sulit dan paling penting dalam pengendalian intern adalah orang-orang yang dapat menunjang suatu sistem dapat berjalan dengan baik. Masalah karyawan kadang-kadang menimbulkan permasalahan dalam pengendalian intern. Tingkat perputaran yang tinggi dalam jabatan akuntasi berarti orang-orang yang mengerjakan tugas-tugas akuntansi dan pengendalian adalah tingkat berpengalaman. Orang-orang yang tidak berpengalaman berarti akan berbuat kesalahan lebih disbanding dengan orang yang telah berpengalaman. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan kualitas karyawan, yaitu penarikan tenaga kerja, pengembangan tenaga kerja, pengukuran prestasi.

b.      Rencana organisasi yang member pemisahan tanggung jawab fungsi secara baik

Kadang-kadang pemisahan tanggung jawab sering disebut pembagian tugas. Ada tiga jenis tanggung jawab fungsi yang dilaksanakan oleh departemen/bagian atua paling tidak orang yang berlainan.

1.         Otorisasi untuk melaksanakan transaksi

2.         Pencatatan transaksi

3.         Penyimpanan aktiva

c.        Sistem pemberian wewenang, tujuan dan teknik serta pengawasan yang wajar untuk mengadakan pengendalian atas aktiva, hutang, penghasilan dan biaya.

Setiap manajemen bertanggung jawab untuk menentukan, melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan sistem pengendaliannya. Manajemen harus menentukan ukuran untuk mengakui transaksi dalam akuntasinya dan untuk pengawasan persetujuan transaksi. Suatu sistem pemberian wewenang dapat bersifat umum dan dapat didelegasikan ke tingkat manajemen yang lebih rendah. Tetapi ada yang bersifat penting dan harus ada pada dewan direksi.

d.      Pengendalian terhadap penggunaan aktiva dan dokumen serta formulir yang penting

Pengendalian fisik atau aktiva, catatan dan dokumen lainny harus dibatasi kepada orang-orang tertentu saja (yang diberi wewenang). Aktiva seperti persediaan dan surat berharga harus disimpan secara baik dan harus dihindarkan dari orang yang tidak berwenang menanganinya.

Formulir-formulir yang sangat penting untuk pekerjaan akuntansi dan pengawasan harus disimpan secara baik. Pengendalian fisik mempunyai tujuan menghindari dari kesalahan dan ketidakberesan dari orang-orang yang tidak bertangung jawab.

e.       Perbandingan secara periodik

Perbandingan adalah alat untuk pengawasan. Manajemen harus mengadakan perbandingan secara periodik dengan bukti yang bebas tentang adanya penilaian bahwa transaksi telah dicatat.

Perbandingan secara periodik  dapat meliputi perhitungan fisik saldo kas, rekonsiliasi bank, perhitungan fisik surat berharga, konfirmasi saldo piutang dan hutang dan teknik-teknik lainnya yang dilakukan untuk menentukan apakah catatan akuntasi sesuai dengan keadaan sebenarnya. Manajemen yang melakukan secara periodik dan akan mempunyai kesempatan lebih banyak dalam menemukan dalam catatan-catatan dari pada tidak melakukan. Apabila dalam perbandingan-perbandingan maka tindakan koreksi harus segera diadakan, hal ini untuk menghindari resiko yang lebih besar.