Siklus-Siklus Akuntansi

Konsep Sistem Informasi Akuntansi dalam Pengambilan Keputusan : Data merupakan karakter, fakta atau jumlah yang menjadi masukan bagi suatu informasi. Sistem informasi akuntansi disebut sebagai “Support System” dimana sistem informasi akuntansi menghasilkan output berupa informasi akuntansi yang berguna bagi proses pengambilan keputusan.

Data dapat berupa jenis pembayaran, nama-nama pelanggan yang memesan orderan dari PT. Indofood Medan penjualan hasil produksi dilakukan pada bagian distribusi. Data keuangan dimulai dari pemesanan orderan dan melakukan penjualan hasil produksi pada slip penjualan yang tersedia dan biasanya diakhiri dengan pembayaran cash. Untuk mengubah data diatas selanjutnya dilakukan pengolahan data sehingga menghasilkan informasi akuntansi.

Siklus-Siklus Akuntansi dan Hubungannya Antar Siklus

1. Pendapatan

Salah satu tujuan berdirinya suatu perusahaan /organisasi adalah untuk memperoleh pendapatan/ Laba. Dengan adanya pendapatan dengan sendirinya akan menghasilkan penerimaan dan proses pengorderan.

Dalam siklus pendapatan ini akan membahas 2 sistem :

a.       Penjualan

b.      Penerimaan Kas

Penjualan

            Pendapatan yang diperoleh PT. Indofood Medan adalah dari penjualan hasil produksi. Penjualan tersebut dimulai dengan pemrosesan order pelanggan dengan menyiapkan order pemesanan. Order pemesanan tersebut memuat deskripsi daerah tujuan pelanggan dan disertai juga dengan keterangan mengenai pelanggan seperti nama, alamat. Setelah selesai maka pemesanan tersebut telah siap diterima.

            Gambar dibawah ini mengilustrasikan diagram alir data sistem aplikasi order penjualan.

Penerimaan Kas

            Segala transaksi yang terjadi di PT. Indofood Medan diakhiri dengan pembayaran melalui kasir. Jenis pembayaran yang dilakukan adalah secara tunai oleh sebab itu tidak akan menimbulkan terjadinya piutang dagang. Segala pembayaran tunai kemudian dikirim kekasir umum (general cashier) dan akan dibuat summary general cashier yang berisi besarnya penerimaan kas yang diterima dan kemudian disetor ke bank. Kemudian genaral cashier membuat jurnal voucher yang berisikan jurnal penerimaan kas, transaksi biaya administrasi bank. Slip bukti setoran bank kemudian diarsipkan berdasarkan tanggal. Setelah jurnal voucher dibuat maka dikirim ke buku besar.

Beban

Beban disebut juga sistem pengeluaran yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Siklus yang mendasar adalah siklus penggajian.

Prosedur-prosedur pembayaran gaji adalah sebagai berikut :

1. Gaji hanya dapat dibayarkan kepada mereka yang tercatat sebagai karyawan yang sah dalam daftar induk kepegawaian.
2. Pegawai yang menerima hasil penghasilan atas dasar jam kerja dikehendaki melalui daftar hadir.
3. Pegawai yang masih berstatus kontrak kerja hanya mengisi catatan kerja harian yang ditanda tangani oleh kepala bagian untuk menyiapkan daftar gaji.
4. Verifikasi terhadap daftar gaji harus dilakukan sebelum penyiapan amplop gaji dilakukan.
5. Selanjutnya setelah pembayaran/pengiriman uang dilaksanakan voucher pembayaran beserta daftar pendukung kepada seksi pembukuan yang dibukukan.

Pengambilan Keputusan Oleh Perusahaan

Informasi-informasi yang telah berhasil baik dari lingkungan intern maupun ekstern perusahaan bertujuan untuk membantu pihak manajemen dalam pengambilan keputusan. Dalam hal ini sistem informasi akuntansi merupakan informasi yang berasal dari lingkungan intern perusahaan untuk mempermudah, mempercepat, dan melancarkan pengambilan keputusan.

Pada PT. Indofood Medan dapat dijelaskan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan cara sebagai berikut :

1. Rapat koordinasi antar kepala bagian yang dilakukan sebulan sekali dan membahas perkembangan pelaksanaan kegiatan, jika terdapat kendala maka akan dipecahkan bersama. Pada rapat ini akan ditetapkan kebijakan dan keputusan-keputusan untuk langkah selanjutnya.
2. Rapat koordinasi antar kepala bagian dengan bawahan yang dilakukan untuk menetapkan tugas-tugas yang akan dilakukan dan target yang harus dicapai dalam pelaksanaan kegiatan dalam suatu periode tertentu.
3. Rapat tahunan yang di dalamnya dibahas mengenai masalah-masalah yang dihadapi dan hasil yang telah dicapai dalam tahun tersebut dan akan dibuat kesimpulan untuk dijadikan panduan untuk tahun yang akan datang. Dan hasil kesimpulan tersebut, kegiatan perusahaan selama satu tahun dievaluasi serta rencana - rencana dan pengembangan usaha selanjutnya dapat ditetapkan. Dan hasil pertemuan ini akan diketahui apakah sistem informasi akuntansi dan sistem yang terkandung dalam sistem informasi manajemen sudah dilakukan dengan baik atau tidak dan apakah perusahaan memperoleh keuntungan atau sebaliknya.

Selain keputusan diatas terdapat keputusan yang harus diambil tanpa melalui rapat yaitu keputusan yang harus diambil dalam situasi yang mendesak sehingga tidak cukup banyak waktu untuk mengadakan rapat. Keputusan ini dapat diambil apabila tidak terlalu principal. Dalam hal ini sistem informasi akuntansi memiliki peranan yang sangat penting guna melancarkan proses pengambilan keputusan perusahaan.

Uraian Tugas

Uraian Tugas Adapun uraian tugas dan tanggungjawab masing-masing bagian didalam struktur organisasi ini adalah sebagai berikut : 

1. Distribution Manager Tugas, tanggungjawab dan wewenangnya adalah :

a. Memanejemeni produk-produk

b. Bertanggungjawab memastikan produk dirancang, dikemas, dibuat, dijual, dikirim dan diiklankan sebaik 

    mungkin.

c. Mengkoordinasikan kegiatan distribusi beberapa produk yang berkaitan erat.

2. Koordinator Supervisor Tugas, tanggungjawab dan wewenangnya adalah :

a. Mengelola tugas atau pekerjaan secara efektif

b. Mempengaruhi, mengarahkan, dan menggerakkan anak buah untuk mencapai tujuan team atau organisasi

c. Mengembangkan potensi atau kompetensi anak buah secara maksimal

d. Membangun tim kerja yang solid, menciptakan saling pengertian dan mengembangkan kerjasama untuk 

    mencapai tujuan bersama.

3. Distribusi Ho Tugas, tanggungjawab dan wewenangnya adalah : 

a. Bertanggungjawab dalam proses pengiriman dan pengambilan dokumen- dokumen.

b. Membantu pendistribusian 

c. Membina hubungan dan team work dengan sesama rekan kerja 

d. Memberikan laporan secara berkala dan kontinu sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

e. Melaksanakan tugas-tugas tambahan yang diberikan atasan. 

4. Field Supervisor Tugas, tanggungjawab dan wewenangnya adalah :

a. Bertanggungjawab terhadap keseluruhan sepak terjang pelaksanaan di lapangan.

b. Berkewajiban mencari lahan, tenaga kerja dan system kerja (antara penangung jawab dengan 

    pelalcsana/penggarap dan konsultan.)

c. Mengkoordinir keseluruhan proses produksi. 

d. Bertanggungjawab terhadap kecukupan sarana produksi. 

e. Mampu mengelola pekerjaannya dan harus memiliki cara-cara baru 

f.  Haruslah berintegritas, artinya melaksanakan apa yang diucapkannya, menjadi teladan, walk the talk - 

    tidak 'asbun'.