LAPORAN PROGRAM VISUAL BASIC

BAB II

TINJAUAN PERUSAHAAN DAN LANDASAN TEORITIS

2.1 Tinjauan Umum Koperasi

Sebagaimana diketahui bahwa Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Propinsi Sumatera Utara merupakan suatu badan hukum yang bergerak dibidang pemerintahan, dalam hal ini menangani bidang pendidikan dan Kebudayaan Wilayah Provinsi Sumatera Utara. Dikantor ini terdapat Koperasi Pegawai Negeri Dinas Pendidikan Sumatera Utara Medan yang berkedudukan di JL. T.Cik Dik Tiro No. 1-D. Koperasi ini didirikan berdasarkan badan hukum No. 2814/BH/III, tanggal 30 Juni 1969.

Ruang lingkup keanggotaan koperasi meliputi pegawai negeri Kantor Departemen pendidikan nasional Propinsi Sumatera Utara dan PNS lainnya dari berbagai SMU Negeri Medan.

Berdasarkan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga bahwa Koperasi Pegawai Departemen pendidikan nasional Propinsi Sumatera Utara ini, berlandaskan Pancasila dan UUD 1945, koperasi ini bertujuan :

a. Mengembangkan ideologi kehidupan perekonomian

b. Mengembangkan kesejateraan anggota khususnya dan masyarakat pada umumnya dalam rangka menggalang terlaksananya masyarakat adil dan makmur berdasarkan Pancasila.

c. Ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan Pancasila dan UUD 1945.

d. Meningkatkan kesadaran anggota untuk menyimpan pada koperasi secara teratur.

e. Meningkatkan pengetahuan anggota melalui penyuluhan, latihan dan pendidikan perkoperasian maupun keterampilan lainnya.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka koperasi menyelenggarakan usaha-usaha sebagai berikut :

1. Melakukan usaha simpan pinjam

2. Menyediakan barang – barang kebutuhan pokok anggota

3. Mengadakan usaha kerja sama dengan koperasi maupun badan usaha lainnya yang saling menguntungkan dan untuk meningkatkan kesejateraan anggota

4. Mengadakan usaha jasa lainnya yang menguntungkan koperasi dan anggota sepanjang usaha tersebut tidak bertentangan dengan undang-undang koperasi yang berlaku.

2.1.1 Sejarah Singkat

Keanggotaan koperasi bersifat sukarela dan terbuka, dengan demikian setiap orang yang dapat memenuhi syarat keuangan koperasi dapat diterima sebagai anggota koperasi, meliputi pegawai negeri Kantor wilayah Departemen pendidikan nasional Propinsi Sumatera Utara dan PNS lainnya dari berbagai SMU Negeri Medan.

Table 2.1

Jumlah Anggota Koperasi Pegawai Negeri Dinas Pendidikan

Prop.Sumatera Utara Medan

NO.	TAHUN	JUMLAH ANGGOTA
I.	1985-1986	452 orang
II.	1986-1987	477 orang
III.	1987-1988	509 orang
IV.	1988-1989	525 orang
V.	1989-1990	571 orang
VI.	1990-1991	643 orang
VII.	1991-1992	620 orang
VIII.	1992-1993	620 orang
IX.	1993-1994	639 orang
X.	1994-1995	660 orang
XI.	1995-1996	691 orang
XII.	1996-1997	713 orang
XIII..	1997-1998	708 orang
XIV	1998-1999	741 orang
XV.	1999-2000	763 orang
XVI.	2000-2001	760 orang
XVII.	2001-2002	726 orang
XVIII.	2002-2003	768 orang
XIX	2003-2004	753 orang
XX.	2004-2005	753 orang
XXI.	2005-2006	749 orang
XXII.	2006-2007	793 orang

Sumber: Koperasi Simpan Pinjam Dinas Pendidikan Propinsi Sumatera Utara

Jumlah anggota koperasi pada tahun 2002 menuurun disebabkan adannya anggota koperasi yang keluar karena pensiun, pindah, ataupun meninggal dunia. Sebaliknya bertambahnya jumlah anggota karena ada anggota baru / pegawai negeri sipil yang baru.

2.1.2 Struktur Organisasi.

Struktur organisasi merupakan wadah yang dapat dijadikan sarana guna mencapai tujuan yang diiginkan oleh sebuah organisasi. Struktur organisasi menggambarkan adannya pembagian tugas dan wewenang serta tanggung jawab dengan jelas antara satu bagian dengan bagian yang lain dalam semua tingkatan manajerial yang ada dalam suatu organisasi.

Pada struktur organisasi akan ditunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi –fungsi, bagian-bagian atau posisi- posisi, maupun orang- orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab yang berbeda – beda dalam suatu organisasi itu.

Struktur organisasi yang baik haruslah sederhana dan mudah diadakan penyesuaian bila sewaktu-sewaktu diperlukan serta dapat menunjukkan dengan tegas garis wewenang dan tanggung jawab. Dengan struktur organisasi demikian pimpinan koperasi akan mudah mengetahui siapa-siapa yang bertanggung jawab untuk kegiatan koperasi dan mengukur tingkat prestasi tiap karyawan dalam pekerjaan yang menjadi tanggung jawab masing-masing.

Adapun susunan pengurus koperasi pegawai Negeri Dinas Pendidikan Sumatera Utara Medan Periode 2006-2009 adalah sebagai berikut :

1. Pembina : Kepala Dinas Pendidikan Propinsi. Sumatera Utara

2. Penasehat : Drs. H.R. M. Soesetyo

3. Penasehat : Karmani Soetjipto

4. Penasehat : H.M. Hermansyur, SE, MSi

5. Ketua I : Drs. H. Bahauddin Manik

6. Ketua II : Syamsul Bahri

7. Ketua III : Drs. Ikhwan Faizan Nasution

8. Sekretaris I : Drs. Nilam Sari Harahap

9. Sekretaris II : B. Hasugian

10. Bendahara I : Fachruddin E. Lubis, SE

11. Bendahara II : Drs. Mathias Napitupulu.

Badan pengawas pada koperasi pegawai Negeri Dinas Pendidikan Sumatera Utara Medan 2006-2009 adalah sebagai berikut :

a. Ketua merangkap anggota : Drs. O.Siagian

b. Sekretaris merangkap anggota : Drs. Berlin Tarihoran

c. Anggota : Drs. Edward Simanjuntak

Struktur organisasi Koperasi Primer Pegawai Negeri Kantor Wilayah Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan Propinsi Sumatera Utara sebagai berikut :

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

Sumber: Koperasi Simpan Pinjam Dinas Pendidikan Propinsi Sumatera Utara

Tugas dan Tanggung Jawab masing-masing bagian yaitu :

a. Penasehat

Tugasnya memberi saran atau anjuran kepada pengurus untuk kemajuan koperasi baik diminta maupun tidak.

b. Pembina

Tugas dari pembina adalah sebagai pemimpin terlaksananya setiap organisasi yang ada di Dinas Pendidikan.

c. Badan Pengawas bertugas :

1. Melakukan pemeriksaan atas tata kehidupan koperasi meliputi bidang-bidang organisasi, usaha, permodalan, keuangan dan lain-lain.

2. Memeriksa dan meneliti kebenaran pembukuan dan catatan yang berhubungan dengan kegiatan organisasi dan usaha koperasi.

3. Meneliti dan mengevaluasi pelaksanaan kebijaksanaan pengurus koperasi.

4. Memberi saran dan usul tentang :

a. Perbaikan sebagai hasil analisa pemeriksaan

b. Cara pelaksanaan tugas yang lebih baik

5. Membuat laporan tertulis tentang hasil pemeriksaan

d. Ketua

Ketua I : Bertanggung jawab penuh kepada seluruh pegurus

Ketua II : Bertugas apabila Ketua I berhalangan maka Ketua II mengambil alih tugas dari Ketua I dan Ketua II bertugas untuk menangani seluruh kegiatan barang-barang dan dagangan.

Ketua III : Bertugas apabila ketua I dan Ketua II berhalangan, maka Ketua III mengambil alih tugas Ketua I dan Ketua II, Tugas utama Ketua III harus memeriksa seluruh kegiatan unit simpan pinjam (USP) dan unit dagangan (UD) dan dilaporkan kebadan pemeriksa keuangan (BPK).

e. Sekretaris

Sekretaris I tugasnya :

1. Melaksanakan surat masuk dan surat keluar dalam tugas pelayanan untuk memajukan kegiatan - kegiatan yang ada di KPN Dinas Pendidikan.

2. Membuat laporan – laporan pertanggung jawaban dari kegiatan koperasi

3. Membuat Notulen rapat rutin yang diadakan 1 bulan sekali di KPN Dinas Pendidikan

4. Membuat rancangan dan usul-usul untuk kemajuan Koperasi Pegawai Negeri .

Sekretaris II yaitu menggantikan apabila berhalangan Sekretaris I tugasnya :

a. Mengusulkan pengadaan atau menyampaikan hal-hal yang sangat penting dalam kemajuan atau kemunduran di dalam kegiatan operasionalnya yang dilaksanakan setiap hari dan mengusulkan rapat-rapat yang sangat penting untuk kemajuan tugas-tugas dari pada pengurus

b. Meneliti dan memeriksa seluruh barang-barang dagangan dan unit simpan pinjam yang terlaksana setiap harinya dan melaporkan ke Ketua I.

6. Bendahara

Bendahara I :

Bertugas memotong seluruh angsuran pinjaman dan angsuran barang dagangan yang dipotong melalui gaji dan menyimpannya atau melaporkannya ke Ketua I, selanjutnya Bendahara I menyerahkan uang tersebut kepada manajer unit simpan pinjam dan manajer unit barang dagangan untuk di dilaksanakan di Koperasi Pegawai Negeri Dinas Pendidikan.

Bendahara II tugasnya :

Mencatat seluruh rekening baik pemasukan barang dagangan dan maupun unit simpan pinjam untuk dimasukkan ke Kas besar dan di Bukukan juga ke buku pembantu untuk memisahkan setiap unit barang dagangan maupun setiap unit simpan pinjam. Untuk mengetahui setiap pos jasa keuntungan dari simpan pinjam maupun jasa-jasa dari pada unit barang dagangan. Dan mengetahui setiap bulannya saldo dari setiap unit dan bendahara III setiap menutup buku setiap akhir bulan wajib melapor ke BPK ( Badan Pemeriksa Keuangan ) tentang hasil rugi laba unit simpan pinjam dan unit barang dagangan

2.2 Pengolahan Data

2.2.1 Defenisi Data

Data adalah fakta yang berdiri sendiri yang secara individu tidak mempunyai

Informasi. Data merupakan bahan mentah yang akan diolah dan merupakan input yang akan dimasukkan untuk mendapatkan informasi. Data juga merupakan awal dari pelaksanaan dari suatu pekerjaan untuk mendapatkan sistem informasi. Untuk lebih jelasnya ada beberapa ahli yang telah mengemukakan pendapatnya tentang pengertian data:

a. Menurut The Liang, data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya yang mengandung suatu pengetahuan untuk dijadikan sebagai dasar guna untuk mengatasi keterangan, pembuatan kesimpulan dan penetapan kesimpulan.

b. Menurut Gordon B. Davis, pengertian data adalah bahan informasi yang dirumuskan sebagai kelompok lambang yang tidak acak dimana menunjukkan jumlah, tindakan serta hal dan sebagainya.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa data merupakan bahan yang akan diolah sedemikian rupa sehingga berubah sifatnya menjadi informasi. Hal ini perlu disadari karena data tidak mempunyai kekuatan apa-apa untuk mengambil keputusan. Hanya informasi yang mempunyai nilai dalam arti sebagai pemimpin dalam pengambilan keputusan yang diinginkan.

2.2.1 Siklus Pengolahan Data

Pengolahan berasal dari kata olah yang berati serangkaian kegiatan atau aktivitas yang melakukan kegiatan – kegiatan tertentu untuk kegiatan tertentu pula. Berdasarkan pengertian tersebut maka pengolahan data adalah serangkaian kegiatan, pikiran dan bantuan tenaga atau suatu peralatan yang mengikuti serangkaian langkah, perumusan data tersebut, bentuk susunan, sifat atau isinya menjadi lebih berguna. Pengolahan data dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentaralisasi pengolahan data memungkinkan kearah:

a. Penerapan pembagian kerja dengan akibat pembagian biaya dan pembangunan kwantitatif secara lebih menguntungkan.

b. Pemakaian file yang sama pada banyak proses pengolahan data.

c. Suatu pemamfaatan yang lebih baik dari sasaran teknis administrasi.

d. Penerapan pemisahan fungsi antara operasional dan pengolahan data secara sentral.

Pengolahan data dapat diartikan juga sebagai segala pengolahan untuk membuat data yang berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan sehingga dapat segera dipakai. Pengolahan data merupakan suatu proses penerimaan data sebagai masukan (input) kemudian diproses (processing) oleh suatu program tertentu dan mengeluarkan hasil proses data dengan komputer dikenal suatu sistem yang disebut EDP (Electronic Data Processing) yaitu suatu sistem pengolahan data dimana komputer memegang peranan utama.

Dilihat dari sistem pengolahan data, dapat dibagi dalam tiga tahap dasar yaitu:

a. Membaca data atau input data.

b. Mengolah data atau proses

c. Hasil atau output.

Input

Proses

Output

Sebagai gambaran dari proses kerja sistem pengolahan data dapat dilihat seperti gambar dibawah ini:

Gambar 2.2 Siklus Pengolahan Data

Sumber: Kurniawan Bagus, Sistem Informasi Manajemen Visual Basic 6.0 2002

Pengolahan data melalui komputer meliputi beberapa bagian antara lain:

1. Recording (perekaman)

Data yang diolah dan ditulis dalam suatu formulir dasar dari pengolahan data selanjutnya.

2. Clasifying (Klasifikasi)

Pemberian suatu identifikasi kedalam data yang diolah, klasifikasi yang sering dibuat adalah kode-kode seperti numerik, alphanumerik dan sebagainya.

3. Sorting (Pengurutan)

Setelah data yang akan diolah diberi identifikasi maka data perlu diataur/ diurut menurut kode klasifikasinya dan biasanya diurut menurut kode numeriknya.

4. Calculating (penghitungan)

Pelaksanaan penghitungan sangat diperlukan dalam menghitung data yang masuk dan data yang keluar.

5. Storing ( penyimpanan)

Penyimpan data yang sejenis dalam bentuk referensi yang akan datang perlu dilakukan. Periode penyimpanan setiap data berlainan antar data yang satu dengan yang lain.

6. Summarizing ( penyusunan)

Untuk memungkinkan dilakukannya analisa terhadap data atau informasi yang dihasilkan, maka perlu dilakukan pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan yang membutuhkan informasi.

7. Retrieving (Pencarian )

Pencarian data ke dalam file distore atau disimpan terdiri dari beberapa cara disesuaikan dengan penyimpanan.

8. Reproducing (Pembagian)

Data yang dimiliki dapat diperbanyak sesuai dengan keinginan, penggandaan dapat dilakukan dengan foto copy.

9. Distribute ( Pembagian)

Dalam pengolahan data, informasi yang dihasilkan berasal dari beberapa bagian sehingga diadakan pembagian laporan.

2.2.3 Pengumpulan Data

Didalam melaksanakan penulis Tugas akhir ini, penulis melakukan riset di Dinas Pendidikan Propinsi Sumatera utara yang berada di Jl. T. Cikditiro no. 1D Medan, waktu pelaksanaan riset tugas akhir selama beberapa hari dimulai dari tanggal 3 Juni 2008.

Metode pengumpulan data dapat didefenisikan sebagai suatu cara yang digunakan dalam memperoleh data. Metode pengumpulan data yang dilakukan untuk mendapatkan data dan bahan masukan bagi penulis adalah :

1. Pengamatan ( obeservasi)

Pengamatan adalah pengumpulan dilakukan dengan mengadakan pengamatan secara langsung pada objek yang diteliti sebagai bahan masuk kan.

2. Wawancara ( interview)

Wawancara adalah mengajukan pertanyaan secara langsung kepada orang yang dapat memberikan informasi yang dibutuhkan tentang masalah yang diteliti. Penulis melakukan wawancara dengan dengan pihak yang berwenang di Dinas Pendidikan Propinsi.Sumatera Utara Medan untuk permintaan data yang dibutuhkan oleh penulis.

Agar penulisan Tugas Akhir ini mempunyai arti bagi Dinas Pendidikan Propinsi. Sumatera Utara Medan maupun bagi penulis sendiri maka penulis membutukan data yaitu :

1. Data primer, merupakan data yang diperoleh langsung dari objeknya atau dari lapangan yang terdiri dari :

a.Data Anggota

b.Data Syarat Pinjaman

c.Data Simpanan

d.Data Pengembalian

e.Data Besar Pinjaman

f.Data denda Pinjaman

2. Data Sekunder, yaitu data yang dipeoleh dari sumber lain dalam bentuk laporan atau publikasi, data ini diambil dari luar instansi / perusahaan seperti buku, majalah, dan lain-lain, yang merupakan faktor dari Tugas Akhir ini.

2.3 Sistem

2.3.1 Pengertian Sistem

Istilah sistem berasal dari bahasa Yunani yaitu “Sistema” yang mengandung arti “kesatuan” atau keseluruhan. Berarti sistem adalah sekumpulan objek-objek yang bekerja sama untuk menghasilkan satu kelompok, prosedur, teknik yang digabungkan dan diatur sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu.

Sistem merupakan salah satu yang terpenting dalam sebuah perusahaan yang dapat membentuk kegiatan usaha untuk mencapai kemajuan dan target yang dibutuhkan. Defenisi tentang sistem cukup banyak, untuk mengetahui lebih jelasnya tentang defenisi sistem ini diambil beberapa pernyataan dari beberapa ahli berikut ini.

Menurut Abdul Kadir (2003:54) menyatakan bahwa Sistem adalah sekumpulan elemen-elemen yang saling terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu.”

Menurut Tata Sutabri (2005:2 ) Sistem dapat diartikan sebagai suatu ”kumpulan atau himpunan dari unsur komponen, atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu”.

2.3.2 Karakteristik Sistem

Dari pengertian diatas maka istilah sistem mengandung arti satu kesatuan atau sekumpulan yang terdiri dari unsur-unsur atau elemen-elemen yang saling berinteraksi atau terkait satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat- sifat tertentu yaitu

1. Komponen-komponen

Merupakan suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling berinteraksi yang artinya saling bekerja sama untuk membentuk suatu kesatuan komponen atau elemen sistem yang dapat berupa satu sub sistem atau bagian dari sistem.

2. Batasan Sistem

Merupakan batasan daerah yang membatasi antara sub sistem yang lain atau dengan lingkaran luarnya.

3. Lingkaran Luar Sistem

Bahwa lingkaran luar (environment) dari suatu sistem adalah hal apapun diluar batasan dari sistem yang mempunyai operasi.

4. Penghubung Sistem

Merupakan suatu media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem yang lain.Dengan melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari sub sistem.

5. Masukan Sistem

Adalah suatu energi yang dibutuhkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input).

6. Keluaran Input

Merupakan suatu hasil yang terdapat dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem yang dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi sistem.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem yang mempunyai tujuan dan sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.