Pengertian Persediaan Bahan Baku

Pengertian Persediaan Bahan Baku : Setiap perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan produksi akan memerlukan persediaan bahan baku. Dengan Tersedianya persediaan bahan baku maka diharapkan perusahaan industri dapat melakukan proses produksi sesuai kebutuhan atau permintaan konsumen. Selain itu dengan adanya persediaan bahan baku yang cukup tersedia di gudang juga diharapkan dapat memperlancar kegiatan produksi/ pelayanan kepada konsumen perusahaan dari dapat menghindari terjadinya kekurangan bahan baku. Keterlambatan jadwal pemenuhan produk yang dipesan kosumen dapat merugikan perusahaan dalam hal ini image yang kurang baik.

Menurut Prazwirosentono (2001, Manajemen Operasi Analisis dan Studi Kasus) persediaan adalah kekayaan lancar yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaarr bahan mentah (bahan baku / material), barang setengah jadi dan barang dalam proses.

Yang dimaksud persediaan dalam penelitian ini adalah suatu bagian dari kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi maupun barang jadi, yang dalam hal ini dapat berupa barang maupun jasa.

2. Alasan Diadakannya Persediaan

Pada prinsipnya semua perusahaan yang melaksanakan proses produksi akan menyelenggarakan persediaan bahan baku untuk kelangsungan proses produksi dalam perusahaan tersebut. Beberapa hal yang menyebabkan suatu perusahaan harus menyelenggarakan persadiaan bahan baku menurut Ahyari (1986, Manajemen Produksi Pengendalian Produksi ), adalah :

a. Bahan baku akan digunakan untuk pelaksanaan proses produksi perusahaan tersebut tidak dapat dibeli atau. didatangkan secara satu persatu dalam jumlah unit yang diperlukan perusahaan serta pada saat barang tersebut akan digunakan untuk proses prodaksi perusahaan tersebut. Bahan baku tersebut umurnya akan dibeli dalam jumlah tertentu, dimana jumlah tertentu ini akan digunakan untuk menunjang pelaksanaan proses produksi perusahaan yang bersangkutan dalam beberapa waktu tertentu pula. Dengan keadaan semacam ini, maka bahan baku yang sudah dibeli oleh perusahaan namun belum digunakan untuk proses produksi akan masuk sebagai persediaan bahan baku dalam perusahan tersebut.

b. Apabila perusahaan tidak mempunyai persediaan bahan baku, sedangkan bahan baku yang dipesan belum datang maka pelaksanaan proses produksi dalam perusahaan tersebut akan terganggu. Ketiadaan bahan baku tersebut akan mengakibatkan terhentinya pelaksanaan proses produksi. Pengadaan bahan baku dengan cara tersebut akan membawa konsekuensi bertambah tingginya harga beli bahan baku yang digunakan oleh perusahaan. Keadaan tersebut tentunya akan membawa kerugian bagi perusahaan.

c. Untuk menghindari kekurangan bahan baku tersebut, suatu perusahaan dapat menyediakan bahan baku dalam jumlah yang banyak. Tetapi persediaan bahan baku dalam jumlah besar tersebut akan mengakibatkan terjadinya biaya persediaan bahan yang semakin besar pula. Besarnya biaya persediaan ini berarti akan mengurangi keuntungan perusahaan. Disamping itu, resiko kerusakan bahan juga akan bertambah besar apabila persediaan bahan bakunya besar.

3. Kerugian dari ketidakpastian pengadaan persediaan bahan baku 

Tersedianya bahan baku yang cukup besar merupakan faktor penting guna menjamin kelancaran proses produksi. Akan tetapi jumlah persediaan bahan baku yang terlalu banyak akan mengakibatkan pemborosan bagi perusahaan. Karena dengan jumlah persediaan bahan baku yang besar tersebut akan mengakibatkan bertambahnya biaya penyimpanan bahan baku. Sebaliknya apabila persediaan bahan baku terlalu sedikit maka akan sering terjadi pembelian bahan baku, sehingga biaya yang digunakan untuk memesan bahan baku tersebut juga semakin besar.

Beberapa kerugian yang akan diderita oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan bahan baku yang terlalu besar menurut Ahyari (1986, Manajemen Produksi Pengendalian Produksi ), antara lain :

• Biaya penyimpanan atau pergudangan yang akan menjadi tanggungan perusahaan akan menjadi semakin besar, yang meliputi biaya sewa gudang, resiko kerusakan bahan dalam penyimpanan, resiko kehilangan, resiko kadaluwarsa, resiko penurunan kualitas bahan dalam penyimpanana, dll. 
• Penyelenggaraan persediaan bahan baku yang terlalu besar, mengakibatkan perusahaan harus mempersiapkan dana yang cukup besar pula untuk mengadakan pembelian bahan baku.
• Tingginya biaya peyimpanan dan investasi dalam persediaan bahan baku yang ada di dalam perusahaan tersebut akan mengakibatkan berkurangnya dana untuk pembiayaan dan investasi di bidang-bidang yang lain.
• Apabila perusahaan yang bersangkutan mempunyai persediaan bahan baku yang sangat besar, maka adanya penurunan harga pasar akan merugikan perusahaan. Dalam hal ini, perusahaan harus dapat mengetahui gambaran harga pasar dari bahan baku dalam waktu waktu yang akan datang.

Beberapa kelemahan yang ada apabila perusahaan menyelenggarakan persediaan bahan baku dalam jumlah yang sangat kecil menurut Ahyari (2003), adalah :

a. Persediaan bahan baku dalam jumlah yang kecil kadang kadang tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yang bersangkutan untuk pelaksanaan proses produksi. Untuk menjaga kelangsungan proses produksi, maka pada umumnya perusahaan akan mengadakan pembelian dalam jumlah kecil dan mendadak, sehingga harga beli bahan baku tersebut menjadi lebih tinggi dibandingkan pembelian normal perusahaan. Apabila suatu perusahan sering kehabisan bahan baku, maka pelaksanaaan proses produksi tidak akan berjalan dengan lancar. Sebagai akibatnya, kualitas dan kuantitas produk akhir yang dihasilkan perusahaan menjadi sering berubah pula.

b. Persediaaan bahan baku dalam jumlah yang relarif kecil akan mengakibatkan frekuensi pembelian bahan baku rraenjadi semakin tinggi sehingga biaya pemesanan bahan baku juga bertambah besar.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu dikembangkan adanya sistem pengawasan persediaan bahan baku yang optimal menurut Ahyari (1986, Manajemen Produksi Pengendalian Produksi ) yaitu :

a. Berapa besar persediaan bahan baku perusahan.

b. Berapa besar bahan baku yang dibeli

c. Kapan mengadakan pembelian kembali.

4. Fungsi Fungsi Persediaan

Efisiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan. Fungsi tersebut menurut Handoko (2000, Dasar Dasar Manajemen Produksi dan Operasi Edisi II), antara lain :

a. Fungsi Decoupling

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi operasi prusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan decoupling ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintan langganan tanpa tergantung pada supplier.

b. Fungsi Economic Lot Sizing

Persediaan lot size ini perlu mempertimbangkan penghematan penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah, dsb), karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gudang, investasi dan resiko, dsb ).

c. Fungsi Antisipasi

Perusahaan sering menghadapi fluktuasi permintaan, yang dapat diperkirakan atau diramalkan berdasarkan pengalaman atau data data masa lalu. Disamping itu, perusahan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang barang selama periode pemesanan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman ( safety inventories ). Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi decoupling. Persediaan antisipasi ini penting agar proses produksi tidak terganggu.

Selain fungsi fungsi di atas, menurut Herjanto (1999, Manajemen Produksi dan Operasi, Jakarta) terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, antara lain :

a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.

b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan

c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan 

    bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran.

e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas ( Quantity discount )

f. Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersedianya bahan yang diperlukan. 

5. Jenis Jenis Persediaan

Dalam perusahaan manufaktur persediaan barang yang dimiliki terdiri dari beberapa jenis yang berbeda. Jenis persediaan yang ada dalam suatu perusahaan manufaktur menurut Baridwan (2000), antara lain :

a. Bahan baku dan penolong

Bahan baku adalah barang barang yang akan menjadi bagian dari produk jadi yang dengan mudah dapat diikuti biayanya. Sedangkan bahan penolong adalah barang barang yang juga menjadi bagian dari produk jadi tetapi jumlahnya relatif kecil atau sulit diikuti biayanya. 

b. Suplies Pabrik

Adalah barang barang yang mempunyai fungsi melancarkan proses produksi. 

c. Barang Dalam Proses

Adalah barang yang sedang dikerjakan (diproses) tetapi pada tanggal neraca barang barang tadi belum selesai dikerjakan. Untuk dapat dijual masih diperlukan pengerjaan lebih lanjut.

d. Produk selesai

Produk selesai adalah barang barang yang sudah selesai dikerjakan dalam proses produksi dan menunggu saat penjualannya.

6. Faktor Faktor Yang Mempengaruhi Persediaan Bahan Baku

Dalam penyelenggaraan persediaan bahan baku untuk pelaksanan proses produksi dari suatu perusahan, terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi persediaan bahan baku, dimana faktor faktor tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Adapun berbagai faktor tersebut menurut Ahyari (1986, Manajemen Produksi Pengendalian Produksi), antara lain :

a. Perkiraan pemakaian bahan baku

Sebelum perusahaan mengadakan pembelian bahan baku, maka selayaknya manajemen perusahaan mengadakan penyusunan perkiraan pemakaian bahan baku untuk keperluan proses produksi. Hal ini dapat dilakukan dengan mendasark:an pada perencanaan produksi dan jadwal produksi yang telah disusun sebelumnya. Jumlah bahan baku yang akan dibeli perusahaan tersebut dapat diperhitungkan, dengan cara jumlah kebutuhan baku untuk proses produksi ditambah dengan rencana persediaan akhir dari bahan baku tersebut, dan kemudian dikurangi dengan persediaan awal dalam perusahaan yang bersangkutan.

b. Harga bahan baku

Harga bahan baku yang akan digunakan dalam preses produksi merupakan salah satu faktor penentu seberapa besar dana yang harus disediakan oleh perusahaan yang bersangkutan apabila perusahaan tersebut akan menyelenggarakan persediaan bahan bakau dalam jumlah unit tertentu. Semakin tinggi harga bahan baku yang digunakan perusahaan tersebut, maka untuk mencapai sejumlah persediaan tertentu akan memerlukan dana yang semakin besar pula. Dengan demikian, biaya modal dari modal yang tertanam dalam bahan baku akan semakin besar pula.

c. Biaya biaya persediaan

Dalam hubungannya dengan biaya biaya persediaan ini, dikenal tiga macam biaya persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya. pemesanan, dan biaya tetap persediaan. Biaya penyimpanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila jumlah unit bahan yang disimpan di dalam perusahaan tersebut semakin tinggi. Biaya pemesanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila frekuensi pemesanan bahan baku yang digunakan dalam perusahaan semakin besar. Biaya tetap persediaan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya tidak terpengaruh baik oleh jumlah unit yang disimpan dalam perusahaan ataupun frekuensi pemesanan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut.

d. Kebijaksanaan pembelanjaan

Kebijaksanaan pembelanjaan yang dilaksanakan di dalam perusahaan akan berpengaruh terhadap penyelenggaraan persediaaan bahan baku dalam perusahaan tersebut. Seberapa besar dana yang dapat digunakan untuk investasi di dalam persediaan bahan baku tentunya juga tergantung dari kebijaksanaan perusahaan apakah dana untuk persediaan bahan baku ini dapat memperoleh prioritas pertama, kedua atau justru yang terakhir dalam perusahaan yang bersangkutan. Disamping itu tentunya financial perusahaan secara keseluruhan juga akan mempengaruhi kemampuan perusahan untuk membiayai seluruh kebutuhan persediaan bahan bakunya.

e. Pemakaian Bahan

Hubungan antara perkiraan pemakaian bahan baku dengan pemakaian senyatanya di dalam perusahaan yang bersangkutan untuk keperluan pelaksanaan proses produksi akan lebih baik apabila diadakan analisis secara teratur, sehingga akan dapat diketahui pola penyerapan bahan baku tersebut. Dengan analisis ini maka dapat diketahui apakah model peramalan yang digunakan sebagai dasar perkiraan pemakaian bahan ini sesuai dengan pemakaian senyatanya atau tidak. Revisi dari model yang digunakan tentunya akan lebih baik dilaksanakan apabila ternyata model peramalan penyerapan bahan baku yang digunakan tersebut tidak sesuai dengan kenyataan yang yang ada.

f. Waktu tunggu

Waktu tunggu merupakan tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku tersebut dilaksanakan dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut. Apabila pemesanan bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan tersebut tidak memperhitungkan waktu tunggu, maka akan terjadi kekurangan bahan baku ( walaupun sudah dipesan ) karena bahan baku tersebut belum datang ke perusahaan. Namun demikian, apabila perusahaan tersebut memperhitungkan waktu tunggu ini lebih dari yang semestinya diperlukan, maka perusahaan yang bersangkutan tersebut akan mengalami penumpukan bahan baku, dan keadaan ini akan merugikan perusahaan yang bersangkutan.

g. Model Pembelian Bahan Baku

Model pembelian bahan baku yang digunakan perusahaan sangat berpengaruh terhadap persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan. Model pembelian yang berbeda akan menghasilkan jumlah pembelian optimal yang beubeda pula. Pemilihan model pembelian yang akan digunakati oleh suatu perusahan akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari persediaan bahan buku untuk masing masing perusahaan yang bersangkutan. Karakteristik masing masing bahan baku yang digunakan dalam perusahaan dapat dijadikan dasar untuk mengadakan pemilihan model pembelian yang sesuai dengan masing-masing bahasa baku dalam perusahaan tersebut. Sampai saat ini, model pembelian yang sering digunakan dalam perusahaan adalah model pembalian dengan kuantitas pembelian yang optimal ( EOQ ).

h. Persediaan Pengaman

Persediaan pengaman untuk menanggulangi kehabisan bahan baku dalam perusahaan, maka diadakan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman digunakan perusahaan apabila terjadi kekurangan bahan baku, atau keterlambatan datangnya bahan baku yang dibeli oleh perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman maka proses produksi dalam perusahaan akan dapat betjalan tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku, walaupun bahan baku yang dibeli perusahaan tersebut terlambat dari waktu yang diperhitungkan. Persediaan pengaman ini akan diselenggarakan dalam suatu jumlah tertentu, dimana jumlah ini merupakan suatu jumlah tetap di dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya.

i. Pembelian kembali

Dalam melaksanakan pembelian kembali tentunya manajemen yang bersangkutan akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu yang diperlukan didalam pembelian bahan baku tersebut. Dengan demikian maka pembelian kembali yang dilaksanakan ini akan mendatangkan bahan baku ke dalam gudang dalam waktu yang tepat, sehingga tidak akan terjadi kekeurangan bahan baku karena keterlambatan kedatangan bahan baku tersebut, atau sebaliknya yaitu kelebihan bahan baku dalam gudang karena bahan baku yang dipesan datang terlalu awal.

7. Biaya Biaya Dalam Persediaan

Menurut Ahyari (1986, Manajemen Produksi Pengendalian Produksi), biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan sehubungan dengan penyelenggaraan persediaan di dalam suatu perusahaan terdiri dari tiga macam, yaitu biaya pemesanan, biaya penyimpanan, dan biaya tetap persediaan.

a. Biaya Pemesanan

Biaya Pemesanan merupakan biaya-biaya yang terkait langsung dengan kegiatan pemesanan yang dilakukan oleh perusahaan. Ha1 yang diperhitungkan di dalam biaya pemesanan adalah berapa kali pemesanan dilakukan, dan berapa jumlah unit yang dipesan pada setiap kali pemesanun. Beberapa contoh dari biaya pemesanan antara lain : 

1) Biaya persiapan pembelian

2) Biaya pembuatan faktur

3) Biaya ekspedisi dan administrasi

4) Biaya bongkar bahan yang diperhitungkan untuk setiap kali pembelian

5) Biaya biaya pemesanan lain yang terkait dengan frekuensi pembelian.

Biaya pemesanan ini seringkali disebut sebagai biaya persiapan pembelian, set up cost, procurement cost. Pada prinsipnya biaya pemesanan ini akan diperhitungkan atas dasar frekuensi pembelian yang dilaksanakan dalam perusahaan.

b. Biaya Penyimpanan

Biaya penyimpanan merupakan biaya yang harus ditanggung oleh perusahaan sehubungan dengan adanya bahan baku yang disimpan di dalam perusahaan. Beberapa contoh dari biaya penyimpanan antara lain :

1) Biaya simpan bahan 

2) Biaya asuransi bahan 

3) Biaya kerusakan bahan dalam penyimpanan 

4) Biaya pemeliharaan bahan

5) Biaya pengepakan kembali

6) Biaya modal untuk investasi bahan

7) Biaya kerugian penyimpanan

8) Biaya sewa gudang per satuan unit bahan

9) Risiko tidak terpakainya bahan karena usang

10) Biaya biaya lain yang terikat dengan jumlah bahan yang disimpan dalam perusahaan yang besangkutan.

Biaya penyimpanan semacam ini sering disebut sebagai carrying cost atau holding cost.

c. Biaya Tetap Persediaan

Biaya tetap persediaan adalah seluruh biaya yang timbul karena adanya prsediaan bahan di dalam perusahaan yang tidak terkait baik dengan frekuensi pembelian maupun jumlah unit yang disimpan di dalam perusahaan tersebut. Beberapa contoh dari bisya tetap persediaan antara lain :

1) Biaya sewa gudang per bulan 

2) Gaji penjaga gudang per bulan

3) Biaya bongkar bahan per unit

4) Biaya biaya persediaan lainnya yang tidak terkait dengan frekuensi dan jumlah unit yang disimpan.