KONSEP DASAR DATABASE

KONSEP DASAR DATABASE : Sebelum memulai mendesain dan membangun database dengan menggunakan program aplikasi database Ms. Access, terlebih dahulu kita harus lebih mengenal lagi apa yang dimaksud dengan database.

Pengertian Database:

1. Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
2. Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para pengguna

Banyak sekali kegiatan manusia yang menggunakan komputer sebagai sarana pengolahan data, sehingga diperlukan suatu perangkat lunak database. Jika dikaji lebih mendasar tentang batasan suatu database, maka dapat disebutkan bahwa segala bentuk koleksi data adalah suatu database. Mulai dari kelompok data pegawai, sampai dengan kelompok file, merupakan database.

Definisi dasar struktur database :

Data : sekumpulan fakta mengenai objek tertentu, orang dan lain-lain yang dinyatakan dengan angka, huruf, gambar, film, suara dan sebagainya yang relevan dan belum mempunyai arti.

Informasi : hasil pengolahan data yang konkrit dan sudah mempunyai arti untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Tabel : merupakan hal yang paling mendasar dalam hal penyimpanan data yang terdiri dari field dan record.

Field (kolom) : merupakan elemen dari tabel yang berisikan informasi tertentu yang spesifik tentang subjudul tabel pada sebuah item data.

Syarat-syarat pembentukan Field Name pada tabel :

a. Harus Unik atau Spesifik

b. Boleh disingkat

c. Pemisah sebagai pengganti spasi dalam pembentuk field adalah tanda lambang "_"

Contoh :

Kode Barang menjadi KdBarang, KodeBrg, Kd_Brg, Kd_Barang, Kode_Brg
Tanggal Lahir menjadi TglLahir, Tgl_Lahir, Tgl_Lhr

Record (baris) : merupakan sekumpulan data yang saling berkaitan tentang sebuah subjek tertentu, misalnya data seorang siswa akan disimpan dalam record yang terdiri dari beberapa kolom/field

B. RELATIONSHIPS DATABASE ACCESS

Relationships merupakan suatu hubungan yang dibuat antara field-field yang memiliki persamaan dari dua tabel atau lebih.

Ada 3 Relationships database Access :

1. One - to – one

Merupakan suatu relasi antara dua tabel yang mana kolom Primary Key dari setiap record dari tabel utama memiliki nilai yang sama dengan kolom dari tabel lainnya dan nilai kolom yang sama tersebut hanya boleh terdapat pada satu record saja yang tidak boleh lebih dari satu record.

2. One - to - many

Merupakan relasi antara dua buah tabel yang mana nilai Primary Key dari setiap record dari tabel utama memiliki nilai yang sama dengan banyak kolom pada tabel lain.

3. Many - to - many

Merupakan relasi antara dua buah tabel atau lebih yang mana nilai setiap record dari sebuah tabel dengan banyak record dengan tabel lainnya.

Primary Key merupakan sebuah field yang memiliki nilai unik sehingga dapat digunakan untuk membedakan antara sebuh record dengan record lainnya.

Syarat-syarat Primary Key :

a. Field Name harus bersifat unik

b. Tidak boleh memiliki nilai NULL (tidak memilki nilai yang sama)

Foreign Key merupakan satu atau lebih kolom pada sebuah tabel yang nilainya merujuk dari kolom Primary Key pada tabel lain, atau bisa juga dikatakan mengindikasikan adanya relasi antara tabel tersebut dengan tabel lainnnya.

B. Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access adalah salah satu dari relasional Database Management System (DBMS). DBMS adalah sebuah program yang memiliki fasilitas penyimpanan dan pemanggilan struktur informasi pada system computer. Selain tabel, sebuah file database Access juga berisi bermacam-macam obyek database yang lainnya diantaranya

· Queri untuk mengorganisasi data.

· Forms untuk berinteraksi dengan data pada layer.

· Reports untuk mencetak hasil.

· Macros dan program Visual Basic untuk memperluas fungsionalitas dari aplikasi database.

Semua obyek ini disimpan dalam file .mdb

Spesifikasi Database :

Type Data Access :

• Text, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 255 karakter.
• Memo, adalah tipe data yang berisikan huruf atau kombinasi huruf dan angka. Tipe data ini memiliki panjang 65535 karakter.
• Number, adalah tipe data yang berisikan angka untuk perhitungan matematis. Tipe data ini memiliki panjang 1, 2, 4, atau 8 byte (1 byte = 1 karakter = 8 bit binary).
• Date/Time, adalah tipe data yang berisikan tanggal bulan dan tahun. Tipe data ini memiliki panjang 8 byte.
• Currency, adalah tipe data yang berisikan angka yang melibatkan 1 sampai 4 angka di belakang koma (desimal). Tipe data ini mampu terlibat dalam perhitungan sampai 15 digit di depan koma, dan 4 digit di belakang koma. Panjangnya 8 byte.
• AutoNumber, adalah tipe data yang berisikan angka yang mengalami increment (penambahan dengan skala kelipatan yang tetap). Defaultnya adalah 1. Panjangnya 4 byte.
• Yes/No, adalah tipe data yang berisikan jawaban yes/no, true/false, atau on/off. Panjangnya hanya 1 bit (bukan byte).
• OLE Object, adalah tipe data yang berisikan bermacam-macam object, seperti file Ms Word, spreadheet milik Ms Excel, grafik, gambar, dan sebagainya. Ukurannya tak terbatas, tergantung dari kapasitas hardisk.
• Hyperlink, adalah tipe data yang berisikan link ke sebuah object atau situs web. Panjangnya 2048 karakter.

C.Pembuatan Database di Access

Dalam Access ada 3 (tiga) cara untuk membuat database :

1. Membuat database baru, pilihan yang digunakan adalah :
   klik Blank Access database
2. Menggunakan database Wizard, pilihan yang digunakan adalah :
   klik Access database Wizard, pages and projects.
3. Menggunakan database yang sudah pernah dibuat, pilihan yang digunakan adalah

klik Open an existing file

D. Pembuatan Tabel Database Access

Ingat : di dalam pembuatan tabel terlebih dahulu kita bentuk master database (mdb) dengan cara sebagai berikut :

1. Buka Microsoft Access yang tersedia dalam Windows kemudian pilih Blank Database untuk membuat database baru.

2. Maka akan muncul dialog File New Database, artinya simpan database baru dengan nama yang sesuai dengan informasi yang akan dibuat serta letakkan pada folder Data (D) dalam subfolder anda bentuk [nama dan kelas]. Kemudian buat database baru dengan nama dbmedical.mdb pada subfolder anda, contoh PakDe SMA

3. Pilih object yang diinginkan, jika ingin membuat tabel maka pilih object table dan pilih create table, jika ingin membuat Query maka pilih object query dan seterusnya.

Untuk mencatat informasi maka harus dibuat table sebagai tempat menyimpan dan mengelola data.

Langkah yang harus dikerjakan adalah :

• Merancang table yang akan dibuat.
• Merancang struktur table seperti apa.Mengatur hubungan/relasi antar table satu dengan table lain supaya informasinya terpadu.

Mengelola data dalam table terdiri dari :

• Menambah data.
• Mengedi atau merubah data.
• Menghapus data.
• Mencari dan mengganti data.

4. Klik menu/objek table

5. Pilih dan klik create table in design view

6. Ketik struktur table yang akan dibuat, sesuai dengan perancangan informasi yang akan dibangun. Ketik nama fieldnya, tentukan juga type datanya dan atur lebarnya data pilih Field Size

7. Tentukan constraint atau batasan-batasan table. Bila suatu field digunakan sebagai kunci utama, maka field tersebut harus menjadi Primary key.

8. Buat table untuk menyimpan data Pasien. Pada struktur table tersebut field sebagai Primary Key adalah IDPasien karena sabagai informasi utama yang membedakan antara buku yang satu dengan yang lain, dan selalu bersifat Unique.

9. Letakkan kursor di field tersebut yaitu IDPasien.

10. Klik kanan maka akan muncul menu menentukan Primary Key

11. Jika sudah selesai diketik seluruh perancangan tabel maka simpan perancangan tabel tersebut dengan nama tpasien (file > save > tpasien > Ok)

Catatan :

Mengelola table meliputi operasi penambahan, penghapusan, perubahan dan pencarian data pada table

Memberi Relasi Antar Tabel :

Apabila sudah dibentuk beberapa tabel contoh tpasien, tdokter, tresepsionis, tmedical dan lain-lain, maka langkah selanjutnya diadakan suatu relasi antartabel. Dimana tujuan pembuatan relasi antar tabel adalah untuk membuat hubungan antar tabel agar terdapat relasi antara tabel yang satu dengan tabel yang lain.

Langkah-langkah Membangun Database Medical

Bahan Praktikum :

Proses pembuatan master database medical

1. Bentuk master database baru dengan cara :

• Klik Blank Database
• Pada Kotak Dialog File New Database bentuk folder yang baru sebagai tempat penyimpanan database Anda
• Pada file name ketik nama master database Anda dengan nama dbmedical
• Klik Create

2. Setelah terbentuk database baru, maka langkah selanjutnya akan tampil ketujuh objeck database seperti Table, Queries, Forms, Reports, Modules, dll.

3. Pada pilihan objek Table pilih Create Tabel in Design View

4. Maka akan tampil perancangan tabel, maka ketiklah seperti tabel-tabel berikut :
Pembentukan tabel pasien :

Simpan dengan nama tpasien

Kemudian enter tpasien untuk mengisi data minimal 5 orang pasien yang berbeda.

Pembentukan tabel dokter :

Simpan dengan nama tdokter

Kemudian enter tdokter untuk mengisi data minimal 5 orang dokter yang berbeda

Pembentukan tabel resepsionis :

Simpan dengan nama tresepsionis

Kemudian enter tresepsionis untuk mengisi data minimal 5 orang resepsionis yang berbeda.

Pembentukan tabel medical :

Simpan dengan nama tmedical

Kemudian enter tmedical untuk mengisi data minimal 5 orang pasien yang berbeda dan perhatikan lebih teliti di dalam pengisian data medical.

Pembentukan tabel jenis kelamin :

Simpan dengan nama tjenkel

Kemudian enter tpasien untuk mengisi jenis kelamin yaitu Pria dan Wanita.

5. Jika selesai maka langkah selanjutnya, kita akan menghubungkan beberapa tabel dengan menggunakan kolom Lookup pada tabel yang akan dihubungkan dengan beberapa tabel lainnya.

Cara menggabungkan tabel tpasien dengan tabel tjenkel :

• Posisi berada di dalam object Table, pilih tpasien kemudian klik icon Design
• Arahkan pointer Anda ke dalam Data Type JnsKelamin klik tanda panah, pilih Lookup Wizard
• Klik Next pada kotak dialog Lookup Wizard
• Berikutnya pilih dan klik tabel : tjenkel kemudian klik Next
• Pada area Avalaible Fields sorot field ID_JK klik tombol ">" dan sorot field JnsKelamin klik tombol ">" setelah itu klik Next
• Pastikan check box (contreng) Hide key column dalam keadaan terpilih lalu klik Next
• Setelah itu langsung klik Finish kemudian klik Yes

Cara menggabungkan tabel tmedical dengan tabel tpasien, tdokter, tresepsionis :

• Posisi berada di dalam object Table, pilih tmedical kemudian klik icon Design
• Arahkan pointer Anda ke dalam Data Type Resepsionis klik tanda panah, pilih Lookup Wizard
• Klik Next pada kotak dialog Lookup Wizard
• Berikutnya pilih dan klik tabel : tresepsionis kemudian klik Next
• Pada area Avalaible Fields sorot field NmDepan klik tombol ">" dan sorot field NmBelakang klik tombol ">" setelah itu klik Next
• Pastikan check box (contreng) Hide key column dalam keadaan terpilih lalu klik Next
• Setelah itu langsung klik Finish kemudian klik Yes
• Masih berada di posisi dalam object Table, pilih tmedical kemudian klik icon Design
• Arahkan pointer Anda ke dalam Data Type NmPasien klik tanda panah, pilih Lookup Wizard
• Klik Next pada kotak dialog Lookup Wizard
• Berikutnya pilih dan klik tabel : tpasien kemudian klik Next
• Pada area Avalaible Fields sorot field NmDepan klik tombol ">" dan sorot field NmBelakang klik tombol ">" setelah itu klik Next
• Pastikan check box (contreng) Hide key column dalam keadaan terpilih lalu klik Next
• Setelah itu langsung klik Finish kemudian klik Yes
• Masih berada di posisi dalam object Table, pilih tmedical kemudian klik icon Design
• Arahkan pointer Anda ke dalam Data Type NmDokter klik tanda panah, pilih Lookup Wizard
• Klik Next pada kotak dialog Lookup Wizard
• Berikutnya pilih dan klik tabel : tdokter kemudian klik Next
• Pada area Avalaible Fields sorot field NmDepan klik tombol ">" dan sorot field NmBelakang klik tombol ">" setelah itu klik Next
• Pastikan check box (contreng) Hide key column dalam keadaan terpilih lalu klik Next
• Setelah itu langsung klik Finish kemudian klik Yes

6. Jika sudah selesai membangun tabel-tabel di atas, maka selanjutnya klik objek Queries dan pilih Create Queries in Design View

7. Pada kotak dialog Show Tables, pilih salah tabel satu persatu dengan mengklik Add, jika sudah selesai klik close pada kotak dialog Show Tables

8. Tujuan daripada Queris ini untuk membangun queries dengan ketentuan sebagai berikut :

Simpan dengan nama qmedrecord

Tambahan :

Print out langkah2 ini sebagai penuntun didalam belajar membuat dan membangun database program Anda.

Materi selanjutkan akan ditayangkan pada hari berikutnya.
Jika kurang mengerti tanyakan langsung ke guru pembimbing Anda secara langsung.

Tugas 1 Microsoft Access

Tugas 1

(Khusus Kelas XI IPA/IPS)

Pembentukan Database Penjualan Buku Sederhana
(print out dan tinggalkan nama dan kelas anda)

Bentuk master database yang baru dengan nama dbPenjualan

Dengan tabel pendukungnya sebagai berikut :

1. Bentuk Tabel Buku :

Table buku digunakan dengan untuk mengisi semua buku yang akan dimasukan.

Simpan dengan nama tbuku

2. Bentuk Tabel Pelanggan :

Table buku digunakan dengan untuk mengisi untuk distributor buku yang menjual buku bukunya kepada toko-toko (pelanggan).

Simpan dengan nama tpelanggan

3. Membuat Tabel User :

Table User digunakan untuk mengisi data para pemakai program ini. User disini dibuat menjadi 2 Type yaitu Administrator User dan Limited User.
Administrator dapat menggunakan seluruh isi dari program ini tanpa batasan sedangkan Limited dibatasi.

Simpan dengan nama tuse

4. Membuat Tabel Faktur :

Table Faktur adalah table yang sangat penting karena dilakukan untuk memasukan semua transaksi faktur penjualan buku yang ada.

Simpan dengan nama tfaktur

5. Membuat Tabel Detail :

Table Detail digunakan untuk menjabarkan isi dari Table Faktur secara lebih khusus.

Simpan dengan nama tdetail

6. Membuat Tabel Pembayaran:

Table Transaksi dibuat dalam pembuatan struk atau faktur.

Simpan dengan nama tbayar

---------------------------------------------

Setelah dibentuk dari beberapa tabel di atas, maka isikan tebel tersebut minimal 5 data bebas (hati-hati di dalam pengisian data)

Diminta :

1. Print-out tugas ini ke kertas sebagai bahan tugas Anda.

2. Kerjakan sesuai petunjuk

3. Simpan master database Anda ke dalam disket atau FlashDisk,
ingat simpan ke dalam folder baru dengan nama folder : NamaAnda-Kls-Penjualan

Contoh nama folder di dalam disket / flashdisk Anda :

PakDe Smart-2IPA4-Penjualan (bagi Anak IPA)

PakDe Smart-2IPS1-Penjualan (bagi Anak IPS)

4. Print-Out hasil kerja tugas Anda ke dalam bentuk kliping dengan ukuran Kwarto

Ketentuan :

Sampul Depan Transparan

Sampul Belakang Kertas Jeruk :

Kelas XI IPA1 = Warna Merah Tua (bukan Pink)

Kelas XI IPA2 = Warna Biru Tua

Kelas XI IPA3 = Warna Hijau Tua

Kelas XI IPA4 = Warna Coklat Tua

Kelas XI IPS1 = Warna Oranye (bukan Kuning)

Kelas XI IPS2 = Warna Kuning (bukan Oranye)

Kelas XI IPS3 = Warna Pink (bukan Merah Tua)

5. Jika beda dari yang telah ditentukan nilai akan berkurang

6. Ketentuan Pengumpulan Tugas seluruh kelas XI IPA dan XI IPS :
hari Rabu tanggal 19 Agustus 2009, paling lama pukul 17.00 WiB

Kurang jelas tanya langsung sama PakDE...