Prinsip-Prinsip Pengendalian Intern

 Prinsip-Prinsip Pengendalian Intern

Untuk memperoleh pengendalian intern yang baik, maka dalam merancang pengendalian intern tersebut harus memenuhi prinsip-prinsip pengendalian intern yaitu :

1.      Pegawai yang mampu dan dapat dipercaya

2.      Pemisahan wewenang

3.      Pengawasan

4.      Penetapan tanggung jawab secara perorangan

5.      Pemeriksaan yang otomatis berdasarkan prosedur-prosedur yang rutin

6.      Pencatatan yang seksama dan segera

7.      Penjagaan fisik

8.      Pemeriksaan oleh petugas

1.      Sistem Akuntansi Kas

a.      Pengertian Kas

Dalam kehidupan sehari-hari, sangat penting baik di dalam rumah tangga konsumsi maupun rumah tangga produksi (perusahaan) hampir setiap kegiatan dalam perusahaan berkaitan dengan kas. Tanpa ada suatu perusahaan tidak akan berkembang.

Mengingat pentingnya peranan kas dalam kegiatan transaksi perusahaan maka akuntan menyebutkan berbagai pengertian kas :

Menurut Soemarso (2002 : 296) menyatakan bahwa kas adalah : “Segala sesuatu yang baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya”.

Selanjutnya menurut Munawir (2002 : 103) “Kas merupakan aktiva yang sangat likuid, tanpa pemilikan, merupakan dasar pengukuran dan pencatatan, mudah dipergunakan sebagai alat pembayaran, dan tidak ada pembatasan dalam penggunaannya sehingga mudah terjadi kesalahan maupun penyelewengan”.

           

Dari defenisi-defenisi di atas dapat disimpulkan bahwa kas adalah aktiva lancar yang merupakan alat pertukaran yang sah dapat diterima semua pihak untuk pencapaian tujuan perusahaan yang dapat digunakan setiap saat dan disenangi setiap pihak atau bisa juga dikatakan alat pertukaran yang diterima umum baik itu setoran bank, jadi yang termasuk uang kas adalah : uang tunai, uang simpanan di bank, tabungan yang setiap waktu dapat diambil, money order atau giro.

Di dalam perusahaan pengadaan kas itu berguna untuk :

a.         Menghilangkan keterlambatan membayar kewajiban yang segera jatuh tempoh

b.         Menjamin kelancaran operasi perusahaan

c.         Memberikan pelayanan kepada pelanggan

Mengingat sifat-sifatnya mengelola kas dalam perusahaan memerlukan perhatian yang cukup serius. Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada waktu mengelola kas adalah :

a.         Perencanaan arus kas (Cash flow planning)

b.         Pengendalian penerimaan kas

c.         Pengendalian pengeluaran kas

d.        Melakukan rekonsiliasi kas

e.         Penerapan sistem dana tetap untuk kas kecil

Pengertian kas menurut Wibowo dan Arif (2002 : 134) “Kas (Cash) merupakan harta yang paling likuid atau lancar setiap saat digunakan untuk operasional perusahaan tanpa pembatasan-pembatasan”.

Dari pengertian di atas, kas bukan hanya uang yang berada dalam perusahaan, tetapi juga yang diterima oleh bank dengan nilai yang tercantum padanya. Adanya jasa bank dipengaruhi oleh sifat kas, jasa bank lebih efektif dan terjamin sebagai penyimpanan dan peraturan yang resmi di dalam pengalihan fisik uang kepada pihak lain.

Uang kas juga merupakan suatu tujuan akhir dari rangkaian operasi perusahaan, yang membeli suatu komoditi yang akhirnya dijual dan menimbulkan suatu transaksi baik secara tunai maupun kredit yang akhirnya menjadi uang kas.

Disamping itu dengan tersedianya uang kas dalam perusahaan, maka dapat dipenuhi kebutuhan untuk transaksi, kebutuhan tidak terduga dan kebutuhan untuk menggunakan kesempatan yang ada dalam menarik keuntungan.

Pengertian kas menurut Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) dalam standar Akuntansi Keuangan pernyataan SAK No.2 tentang Laporan Arus Kas (2004 : Par.2.2) :

“Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifat sangat likuid berjangka pendek dan dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi resiko perubahan nilai signifikan”.

Menurut Kieso Donald E. terjemahan Emil Salim (2002 : 380) : “kas terdiri dari uang logam, uang kertas, dan dana yang tersedia pada deposito dibank yang pengambilannya tidak dibatasi oleh bank atau perjanjian yang lain”.

  

b.      Sistem Penerimaan Kas

Dalam suatu perusahaan yang salah satu kegiatannya adalah sumber penerimaan kas, maka paling sering digunakan berasal dari penjualan tunai dan hasil tagihan kredit dari langganan.

Penerimaan kas dari penjualan tunai dimulai dari pembelian memesan barang sampai bagian kasir (Kasa) menerima. Adapun dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai menurut Mulyadi (2001 : 463) adalah sebagai berikut :

a.       Faktur Penjualan Tunai : Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai penjualan tunai, formulir faktur penjualan tunai dapat digunakan untuk merekam data mengenai nama pembeli, alamat pembeli, tanggal transaksi kode dan nama barang, kuantitas, harga satuan, jumlah harga, nama dank ode wiraniaga, dan otorisasi terjadinya berbagai tahap transaksi. Faktur penjualan tunai diisi oleh penjualan yang berfungsi sebagai perantara pembayaran oleh pembeli kepada fungsi kas sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan.

b.      Pita Register Kas (Cash Register Tape) : Dokumen ini dihasilkan oleh fungsi kas dengan cara mengoperasikan mesin register (Cash Register). Pita register kas ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

c.       Cash Card Sales Slip : Dokumen ini dicatat oleh credit card center yang menerbitkan kartu kredit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atau jasa, dokumen ini diisi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bank yang mengeluarkan kartu kredit untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu kredit.

d.      Bill Of Lading : Dokumen ini merupakan bukti pengeluaran barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dan penjualan COD yang penyerahan barang dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

e.       Faktur penjualan COD : Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD. Tembusan faktur penjualan COD diserahkan kepada pelanggan melalui bagian akuntan perusahaan, kantor pos, atau perusahaan angkutan umum dan dimintakan tanda tangan penerimaan dari pelanggan sebagai bukti telah diterimanya barang oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan. Tembusan faktur penjualan COD digunakan oleh perusahaan untuk menagih kas yang harus dibayar oleh pelanggan pada saat penyerahan barang yang dipesan oleh pelanggan.

f.       Bukti Setor Bank : Dokumen ini dibuat oleh fungsi sebagai bukti pengeluaran kas ke bank. Bukti setor tiga lembar dan diserahkan fungsi ke kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi dan dipakai oleh akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai ke dalam jurnal penerimaan kas.

g.      Rekap Harga Pokok Penjualan : Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntasi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode (misalnya satu bulan. Data yang direkam dalam dokumen ini berasal dari kolom “jumlah harga dalam kolom pemakaian”. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

Dengan demikian, penyetoran penerimaan kas biasanya dikeluarkan sekali pada akhir hari. Karena karakteristik tersebut, beberapa perusahaan melihat adanya secara real time. Untuk memperjelas sistem penerimaan kas dapat kita lihat bagian alir sistem penerimaan kas seperti yang terlihat di bawah ini :

BKM   : Buku Kas Masuk

DPUH : Daftar Penerimaan Uang Harian

Gambar Sistem Penerimaan Kas

Dalam sistem penerimaan kas diperlukan suatu pencatatan yang dapat mempermudah pekerjaan. Pencatatan tersebut dilakukan untuk menghindari kelalaian. Untuk itu catatan akuntasi yang digunakan dalam siste akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.      Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajeen memerlukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guna meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.

2.      Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal penerimaan kas digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya dari penjualan tunai.

3.      Jurnal Umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4.      Kartu Persediaan

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, kartu persediaan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persediaan ini diselenggarakan dari fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persediaan barang yang disimpan di gudang.

5.      Kartu gudang

Catatan ini tidak termasuk sebagai catatan akuntansi karena hanya berisi data kuantitas yang disimpan di gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan barang yang disimpan dalam gudang. Dalam transaksi penjualan tunai, kartu gudang digunakan untuk berkurangnya kuantitas produk yang dijual.