Sistem Pengeluaran Kas

a.      Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan pengeluaran dengan cek dan pengeluaran secara tunai. Pada umumnya pengeluaran kas berupa pembelian jasa dan perjalanan dinas yaitu dengan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) dan harus mendapatkan persetujuan dari fungsi yang bersangkutan.

Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya relative kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan salah satu dari dua sistem yaitu : fluctuating fund system dan imprets fund system.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluran kas dengan cek menurut Mulyadi (2001 : 510) antara lain :

a.  Permintaan Cek (chec request) : Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi pencatat uang untuk membuat bukti kas keluar. Dan transaksi pengeluaran kas yang tidak berupa pembayaran uatang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut. Dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, karena sistem pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung (seperti surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) keterangan fungsi pencatat uang, sehingga fungsi ini memiliki dasar untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pembelian, seperti jasa asuransi, iklan dan telepon, fungsi yang bertanggung jawab untuk mengadakan jasa tersebut mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatat utang untuk permintaan cek yang diajukan oleh fungsi yang bertanggung jawab untuk pengadaan jasa, fungsi pencatat utang membuat bukti kas keluar.

b.      Bukti Kas Keluar : Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasir sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Disamping itu, dokumen ini berfungsi sebagai alat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

c.       Cek : dari sudut sistem informasi akuntansi, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada dua pilihan dalam penggunaan cek untuk pembayaran : 1. Check issuer membuat cek atas nama, atau 2. Check issuer membuat cek atas unjuk cek atas nama dibuat dengan cara mengisi nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran pada ruang “atas penyerahan cek ini dibayarlah kepada Mr. Been dan mencoret kata-kata “atau pembawa”. Dengan cek atas nama ini, bank hanya membayarkan sejumlah uang yang tercantum dalam cek kepada orang atau perusahaan yang namanya tercantum pada cek tersebut. Jika sistem perbankan mengembalikan concelled check kepada check issuer pada halaman belakang cek akan dicantumkan endorsement orang atau perusahaan yang namanya ditulis pada halaman muka cek, sehingga concelled check dapat berfungsi sebagai tanda penerimaan pembayaran yang biak bagi check issuer.

Cek atas unjuk dapat dibuat dengan cara mengisi kata “tunai” pada ruang “atas penyerahan cek dibayarlah kepada Mr. Been” dan membiarkan tanpa mencoret kata-kata “atau pembawa”. Siapa saja yang dapat menyerahkan cek ini ke bank berhak untk menerima penyerahan uang dari bank sebesar yang tercantum dalam cek. Karena siapa saja yang dapat mengajukan (menyerahkan) cek berhak menerima penyerahan uang dari bank, bagi check issuer tidak diperoleh jaminan uang yang dibayarkan diterima oleh orang atau perusahaan yang seharusnya berhak.

Pada umumnya pengeluaran kas digunakan untuk pengeluaran besar dan untuk pengeluaran kecil biasanya diambil dari kas kecil yang menggunakan sistem impres. Fokus utama sistem ini adalah pengeluaran dengan cek. Dan impres juga akan dibahas tetapi tidak secara khusus dalam perancangan sistem. Dana impres adalah dana yang dipelihara secara khusus, dengan jumlah yang telah ditentukan terlebih dahulu, seperti : jumlah kas di tangan ditambah pengeluaran-pengeluaran harus sama dengan jumlah dana impres dan pembayaran deviden yang harus dibuat dalam rekening cek terpisah. Untuk memperjelas sistem penerimaan kas di atas dapat kita lihat bagan alir sistem pengeluaran kas seperti yang terlihat di bawah ini :

Sama halnya dengan sistem penerimaan kas. Sistem pengeluaran kas juga memerlukan suatu catatan yang dapat menghindari kelalaian di dalam penulisannya. Catatan yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

1.      Jurnal Pengeluaran kas (Cash Disbursement Journal)

Dalam pencatatan uang dengan account payable system, untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

2.      Register cek

Dalam pencatatan utang dengan voucher payable sistem, transaksi untuk mencatat pembelian digunakan dua jurnal : register bukti kas keluar dan register cek. Register bukti kas keluar digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedang register cek digunakan untuk untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek. Register cek digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain. Jika sistem perbankan mengembalikan concelled check kepada check issuer, register cek ini digunakan pula untuk mencatat concelled check yang telah dilakukan endorsemnat oleh penerimaan pembayaran.

7.   Sistem Pengendalian Intern Kas

a.      Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas

Semua transaksi yang akan menambah jumlah uang kas dicatat dalam buku penerimaan kas, uang kas dapat diterima oleh berbagai sumber misalnya penanaman modal dari pemilik, penerimaan dari penjualan tunai, penagihan piutang dan penagihan wesel tagih beserta bunganya. Dalam perusahaan dagang sumber penerimaan kas yang paling sering terjadi adalah penjualan tunai dan penagihan piutang usaha.

Untuk melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, perusahaan haruslah mengawasi kas mulai dari saat penerimaannya hingga penyetorannya ke bank catatan dari semua penerimaan kas haruslah dibuat segera mungkin.

Prosedur penerimaan uang dalam perusahaan perlu dirancng sedemikian rupa sehingga kemungkinan tidak tercatat dan tidak diterimanya uang yang seharusnya diterimanya dapat dikurang menjadi sekecil mungkin.

Prosedur penerimaan kas perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.    Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, yang menerima dan yang mencatat penerimaan uang. Apabila untuk sebuah perusahaan kecil pemisahan demikian tidak dapat dilakukan maka penggabungan ketiga tugas tadi hanya dapat dilakukan oleh pemilik perusahaan

b.    Setiap penerimaan uang langsung disetor ke bank sebagaimana adanya

Untuk memudahkan pengendalian intern kas, perlu adanya prosedur penerimaan kas yang dirancang secara khusus sesuai dengan kepentingan perusahaan. menurut Baridwan Zaki (2002 : 157) bagian-bagian yang terlibat dalam prosedur penerimaan kas tersebut adalah “bagian surat masuk, bagian kasir, bagian piutang (bagian akuntansi), bagian internal putang.

1.         Bagian Surat Masuk

Bagian surat masuk bertugas menerima surat-surat yang diterima perusahaan. surat-surat yang berisi pelunasan barang piutang harus dipisahkan dari surat-surat lainnya. Setiap hari bagian surat masuk membuat daftar penerimaan uang harian, mengumpulkan cek dan remittance advice. Kecocokan antara jumlah cek dengan jumlah remittance advice menjadi tanggung jawab bagian surat masuk. Sesudah daftar penerimaan uang harian selesai dikerjakan oleh bagian surat masuk maka daftar tersebut didistribusikan sebagai berikut : satu lembar bersama dengan cek diserahkan pada kasir dan satu lembar lagi dengan remittance advice diserahkan kepada seksi putang. Apabila dalam surat yang diterima oleh bagian surat masuk tidak terdapat remittance advice, maka amplop dari langganan dapat digunakan sebagai remittance advice sesudah ditulis jumlah rupiahnya pada halaman muka amplop.

2.         Bagian Kasir

Bagian penerimaan kas atau bertugas menerima uang yang berasal dari bagian surat masuk, pembayaran langsung atau dari jumlah penjualan oleh salesman. Setiap hari kasir membuat bukti setor ke bank dan menyetorkan semua uang yang diterimanya. Agar penerimaan uang ini dapat diawasi dengan baik maka satu lembar bukti setor dari bank langsung dikirim ke bagian akuntansi. Bukti setor diterima di bagian akuntansi dicocokkan dengan daftar penerimaan uang dibuat oleh bagian surat masuk dan kasir.

Salah satu cara pengawasan penerimaan uang yang langsung oleh kasir dapat dilakukan dengan bukti kas masuk yang diberi nomor urut tercetak.

3.         Bagian akuntansi atau piutang

Bagian piutang bertugas untuk menerima dan mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung dari berbagai sumber untuk membukukannya. Dalam bagian akuntansi ini terdapat bagian yang menangani masalah putang, sehinga dapat menunjukkan jumlah-jumlah putang pada setiap langganan dengan melihat jumlah putang dalam buku besar dan buku tambahan piutang ini dibuat sedemikian rupa sehingga diketahui secara kredit dari masing-masing langganan, jumlah maksimum rekdit saat pelunasan dan keternagan lain yang diperlukan.

4.         Bagian internal putang

Di dalam hubunganya dengan prosedur penerimaan uang ataupun pelunasan piutang dari langganan bagian internal auditing bertugas menerima apakah semua penerimaan benar-benar sesuai dengan jumlah yang sebenarnya. Hal ini dapat dilakukan dengan mencocokkan buku tambahan piutang dengan remittance advice, jurnal penjualan dan penerimaan.

b.      Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas dalam perusahaan bisa dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat digunakan dengan cek, biasanya karena jumlah relative kecil, dilaksanakan melalui dana kas kecil. Dokumen yang digunakan dalam akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah bukti kas keluar cek, permintaan cek (cek request).

Ditinjau dari segi keamanan pembayaran dengan cek jauh lebih mudah diawasi. Tetapi bila ditinjau dari segi biaya, pembayaran dengan uang tunai lebih mudah dari pada pembayaran dengan uang cek. Pembayaran dengan uang cek dapat dilakukan apabila cek tersebut telah ditandantangani oleh orang yang berwenang dan dilampiri bukti-bukti guna menghindari penyalahgunaan dari perusahaan.

Seperti halnya penerimaan uang, prosedur pengeluaran kas perlu dirancang sedemikian rupa sehingga hanya pengeluaran-pengeluaran yang telah disetujui dan betul-betul untuk kegiatan perusahaan saja yang dicatat dalam pembukuan perusahaan. Pada dasarnya untuk dapat menghasilkan sistem pengeluaran intern yang baik, hendaknya memperlihatkan prosedur pengeluaran kas antara lain sebagai berikut :

a.    Semua pengeluaran dilakukan dengan cek. Pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil dilakukan melalui dana kas kecil.

b.    Semua pengeluaran harus memperoleh persetujuan dari yang berwenang terlebih dahulu.

c.    Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, yang menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

Bagian-bagian yang terkait dalam pembayaran utang menurut Baridwan Zaki (2002 : 187) adalah “bagian utang, bagian pengeluaran dan bagian internal auditing”.

1.    Bagian Utang

Bagian utang bertugas untuk membandingkan faktur pembagian dengan laporan penerimaan barang. Apabila kedua dokumen tersebut menunjukkan data yang sama, bagian utang akan menentukan apakah ada potongan atau tidak. Dalam hal faktur pembelian ini menunjukkan informasi tentang potongan maka bagian utang bertugas untuk menghitung jumlah potongan pembelian, faktur pembelian yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang diserahkan sebagai persediaan untuk dicatat dalam buku pembantu persediaan. Faktur pembelian dan penerimaan barang yang diterima kembali dari bagian persediaan, di bagian utang dicatat dalam buku pembantu utang (sebelah kredit).

Faktur pembelian ini kemudian diserahkan ke bagian buku besar untuk dijurnal dalam buku jurnal pembelian. Apabila digunakan sistem voucher dan dicatat dalam voucher (voucher register), kemudian voucher beserta dokumen pendukung lainnya disimpan menunggu tanggal jatuh tempo.

2.    Bagian Pengeluaran Uang

Fungsi bagian pengeluaran uang adalah :

a.       Memeriksa bukti-bukti faktur pembelian atau voucher untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungannya benar serta disetujui oleh orang-orang yang ditunjuk.

b.      Mendantangani cek

c.       Mencap lunas pada bukti-bukti pendukung dan pengeluaran kas dan melubanginya

d.      Mencatat cek ke dalam daftar cek, register cek dan dapat juga dikerjakan di bagian akuntansi.

3.    Bagian Internal Auditing

Dalam hubungannya dengan prosedur utang dan pengeluaran kas, bagian internal auditing bertugas untuk memeriksa buku pembantu utang, mencocokkan dengan jurnal pembelian dan pengeluaran kas. Apabila digunakan sistem voucher, bagian internal auditing bertugas untuk mencocokkan kumpulan voucher yang belum dibayar dengan voucher register dan mencocokkan voucher-voucher yang sudah dibayar dengan cek.