Prosedur Pencatatan Piutang

Prosedur Pencatatan Piutang

Piutang timbul sebagai akibat penjualan barang/jasa yang mempunyai kedudukan dekat dengan kas. Besar kecilnya piutang yang nampak dalam neraca dapat dijadikan dasar untuk meniaai efisiensi pengolahannya. Jumlah piutang yang terlalu besar sebagai akibat kebijaksanaan yang terlalu longgar terutama dalam menetapkan periode kredit akan memperlambat kas.

Piutang harus dicatat dengan prosedur yang besar sehingga menyediakan informasi yang wajar dan tepat bagi manajemen dalam Imengambil keputusan menyangkut piutang. Dalam perusahaan setiap pelaksanaan diotorisasi oleh pejabat yang menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Untuk menjamin adanya otorisasi. harus di dukung adanya formulir untuk mengetahui siapa atau bagaimana yang berwenang untuk mengisi dali mengotorisasi penggunaan formulir tersebut. Formulir juga merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat transaksi ke dalam catatan akuntansi. Oleh karena itu, penggunaan formulir harus diawasi agar keandalan data akuntansi dapat dipercaya dalam prosedur akuntansi.

Mulyadi ( 2001 : 257 ) menyatakan " Prosedur pencatatan piutang terdiri dari : (1). informasi yang diperlukan oleh manajemen, (2). Dokumen, (3). Catatan akuntansi, (4). Organisasi, dan (5). Metode pencatatan piutang."

1. Informasi yang diperlukan oleh manajemen.

Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah saldo piutang pada saat tertentu kepada setiap debitur, riwayat pelunasan piutang yang dilakukan oleh setiap debitur, umur piutang kepada setiap debitur pada saat tertentu. 2. Dokumen

Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan lcedalam kartu piutang adalah : faktur penjualan, bukti kas masuk, memo kredit, dan bukti memorial.

3. Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah jurnal penjualan, jurnal retur penjualan, jurnal umum, jurnal penerimaan kas, dan kartu piutang.

4. Organisasi

Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi. “Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan akuntansi, adalah menyelenggarakan Catatan piutang kepada debitur, menghasilkan pernyataan piutang secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur, menyelenggarakan catatan riwayat krcdit setiap debitur untuk memudahkan menyediakan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data dari setiap debitur.

5. Metode Pencatatan Piutang

Metode pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:

a.       Metode konvensional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar ddta yang dicatat dalan jurnal.

b.      Metode posting langsung kedatam piutang atau pernyataan piutang, dalam metode ini media di posting kedalam pernyataan piutang dengan kartu piutang sebagai tembusannya atau tembusan lebar kedua berfungsi sebagai kartu piutang.

c.       Metode pencatatan tanpa buku pembantu ( ledgerless bookkeeping ) dalam metode pencatatan piutang ini tidak digunakan buku pembantu piutang. Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsipkan menurut nama arsip pelanggan dalam arsip faktur yang belum dibayar ( unpaid invoice ). Arsip faktur penjualan ini berfungsi sebagai catatan piutang. Pada saat diterima ada dua cara ditempuh :

a)  Jika pelanggan membanyar penuh jumlah yang tercantum dalam faktur penjualan. Faktur yang bersangkutan diambil dari arsip faktur yang belum dibayar (unpaid invoice file) dan dicap "lunas". Kemudian dipindahkan kedalam arsip faktur yang telah dibayar (unpaid invoice)

b)      Jika pelanggan hanya membayar sebagian jumlah dalam faktur, jumlah kas yang diterima dan sisanya yang belum dibayar oleh pelanggan dicatat pada faktur tersebut, kemudian di buat faktur tiruan tersebut kemudian di simpan dalam arsip faktur yang telah dibayar dan faktur asli disimpan kembali dalam arsip yang belum dibayar.

d.      Metode pencatatan dengan menggunakan komputer, hal ini dilakukan dengan Batch System yaitu dokumen sumber yang mengubah piutang dan sekaligus di posting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang.

Penyisihan Piutaug Tak Tertagih

Perusahaan berupayah membatasi nilai piutang tak tertagih dengan menerapkan beragam perangkat pengendalian. Pengendalian yang penting di sini berhubungan dengan pengendalian kredit. Tanpa memperhatikan kriteria yang digunakan dalam pemberian kredit dan prosedur penagihan yang diterapkan, bisaanya sebagian dari penjualan kredit dipastikan tidak akan tertagih. Beban operasi yang muncul karena tidak tertagihnya piutang macet (Bad Debts Expense), atau beban piutang tak tertagih (Doudlful Accounts Expensi ).

Donald, ( 2002: 420 ) mengemukakan " Terdapat dua metode akuntansi untuk memcatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih yaitu metode penyisihan dan metode penghapusan langsung".

Berikut ini diuraikan secara rinci :

1. Metode penyisihan

Metode penyisihan adalah membuat akun beban piutang tak tertagih dimuka Sebelum piutang tersebut dihapuskan. Kebanyakan perusahaan besar menggunakan metode penyisihan untuk mengestimasi besarnya piutang tak tertagih. Suatu estimasi dilakukan untuk perkiraan piutang tak tertagih dari penjualan atau total piutang yang beredar. Estimasi piutang tak tertagih pada akhir periode fiscal didasarkan pada pengalaman yang lampau scrta perkiraan terhadap kcgiatan perusahaan dimasa mendatang. Estimasi ini bisaanya didasarkan atas :

a. Penyisihan atas Dasar Saldo Piutang

Penyisihan piutang tak tertagih yang didasarkan atas saldo piutang dapat dilakukan dengan jalan menetapkan suatu presentase terhadap saldo piutang. Bisaanya saldo yang dipakai adalah rata-rata antara saldo piutang pada awal dan akhir periode.

b. Metode Umur Piutang       

Metode ini disebut metode analisis umur piutang. Piutang masing-masing langganan dibagi dalam dua kelompok yaitu menunggak dan berlum menunggak. Yang di maksud dengan menunggak adalah sudah melebihi jangka waktu kredit. Piutang yang menunggak dipisah-pisahkan dalam kelompok berdasarkan lamanya waktu menunggaknya kemudian ditetapkan prcsentase kerugian piutang. Jumlah kerugian piutang yang digunakan dihitung dan cara mempertimbangkan saldo rekening.

c. Penyisihan atas dasar Saldo Penjualan

Penyisihan piutang tak tertagih dapat juga didasarkan atas penjualan. Perhitungan penyisihan piutang tak tertagih dengan cara ini dilakukan dengan menetapkan suatu persentase tertentu terhadap penjualan. Sedapat mungkin angka penjualan yang dipakai adalah penjualan kredit. Tetapi, apabila untuk memperoleh angka tersebut diperlukan terlalu banyak waktu dan biaya maka presentase dapat juga didasarkan atas total penjualan. Kalau perbandingan antara penjualan tunai dan penjualan kredit tidak banyak mengalami perubahan, hasil yang diperoleh akan cukup memuaskan.

2. Metode Penghapusan Langsung (Direct Write off Method)

Apabila perusahaan menggunakan metode penghapusan langsung, maka jumlah kerugian piutang tidak perlu ditaksir dalam pcmbukuan tidak digunakan rekening Cadangan Kerugian Piutang. Apabila suatu piutang diyakini tidak akan dapat ditagih lagi, maka kerugian akibat piutang tersebut langsung di debetkan ke dalam rekening Kerugian Piutang dan rekening Piutang Dagang dikredit.

7. Penyajian Piutang Dalam Neraca

Tujuan pelaporan piutang di dalam neraca adalah piutang dinilai sebesar jumlah yang akan direalisasikan, yaitu jumlah yang diharapkan akan dapat diterima. Pada setiap akhir tahun buku perusahaan menyajikan laporan keuangan yang minimal terdiri dari neraca dan daftar laba rugi, sebagai alat pertanggung jawaban pimpinan kepada pemegang saham.