Jenis Jenis Piutang

Jenis Jenis Piutang

Jenis jenis piutang yang terdapat pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan ada dua jenis yaitu :

1. Piutang Usahan

Piutang usahan yaitu piutang yang terjadi karena penjualan barang dagangan yang dilakukan secara kredit dan merupakan hasil dari kegiatan normal perusahaan.

2. Piutang Karyawan

Piutang karyawan yaitu tagihan-tagihan terhadap karyawan yang mendapat suatu bagian dari perusahaan yang dibayar dengan cara diangsur yaitu dengan melakukan pemotongan gaji karyawan setiap bulannya. Pertimbangan yang dilakukan perusahaan dalam memberikan kredit kepada karyawan yaitu jabatan karyawan dan gaji karyawan.

Kebijakan Pemberian Kredit

Pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan sebahagian besar penjualannya dilakukan oleh salesmen yang dibagi-bagi atas rayon atau daerah. Dalam hal ini perusahaan akan memberikan komisi kepada salesmen yang dapat melakukan penjualan diatas omzet yang ditentukan sebelumnya.

Mengenai siapa yang berhak mendapat kredit, perusahaan melakukan survei, dan survei ini dilakukan oleh salesmen, misalnya dengan melihat apakah debitur yang bersangkutan yang akan diberikan kredit adalah debitur yang potensial, maksudnya perkembangan usaha si debitur itu setelah difmalisa adalah baik (mempunyai banyak Pembeli ). Sehingga barang-barang yang akan di jual kepada debitur benar-benar akan habis terjual.

Selain itu perusahaan menetapkan syarat-syarat kredit yang harus di penuhi oleh debitur, untulc menilai apakah debitur tersebut memang debitur yang potensial syarat-syarat kreditnya yaitu :

a. Menetapkan 5 C yakni ; character, capacity, capital, collecteral dan condition.

1. Penilaian kepribadian mencoba untuk memperkirakan kemungkinan bahwa pelanggan mau memenuhi kewajibannya. Faktor ini sangat penting, karena setiap trarisaksi kredit mempunyai kesanggupan untuk membayar.
2. Kemampuan merupakan suatu penilaian subyektif tentang kemampuan untuk membayar. Kemampuan ini diukur dengan catatan prestasi bisnis pelanggan dimasa lampau, yang didukung dengan pengamatan dilapangan atas pabrik atau toko dan metode kegiatan usahanya.
3. Modal diukur dengan posisi keuangan perusahaan secara umum yang disimpulkan dari analisa rasio laporan keuangan dengan penekanan khusus pada nilai modal perusahaan yang berwujud.
4. Jaminan diberikan oleh pelanggan dalam bentuk aktiva sebagai jaminan keatnanan atas kredit yang diberikan.
5. Kondisi berhubungan dengan dampak kecenderungan ekonomi secara umum terhadap perusahaan atau perkembangan khusus di sektor ekonomi tertentu yang mungkin berpengaruh terhadap kemampuan pelanggan dalam memenuhi kewajibannya.

Setelah manajer kredit memperhatikan 5 ( lima ) C maka dapat diputuskan apakah permintaan kredit pelanggan di terima utau ditolak dengan salah satu alasan menjamin tertagihnya suatu piutang dari penjualan kredit tersebut.

b. Diskon yang diberikan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan. Pada produk-produk tertentu (bola lampu) deiigan cara menambahkan jumlah barang dari produk-produk tersebut jika debitur membeli barang di atas Rp. 1.000.000 atau debitur membayar tepat pada waktunya.

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan menggolongkan piutang atas dua bagian yakni ; piutang yang belum jatuh tempo dan piutang yang telah jatuli tempo. Penggolongan piutang yang ielah jatuh tempo adalah a. Telah jatuh tempo 1 - 30 hari

b. Telah jatuh tempo 31-60 hari

c. Telah jatuh tempo 61-90 hari

d. Telah jatuh tempo > 90 hari

Berdasarkan pengolahan umur piutang ini perusahaan melakukan penilaian atas piutang yang tidak dapat ditagih dan menetapkan suatu kebijaksanaan dengan penghapusan secara langsung.

Atas piutang yang lewat jatuh tempo perusahaan akan menyampaikan surat tegoran kepada langananan apabila tidak diindahkan oleh pelanggan dan piutang telah berumur lebih dari satu tahun dari saat jatuh tempo, maka perusahaan membuat laporan atas piutang yang tidak tertagih kepada kantor pusat untuk meminta persetujuan agar dihapuskan. Setelah kantor pusat menyetujui penghapusan piutang, kantor cabang menghapus piutang dengan mendebit piutang tak tertagih dan  mengkredit piutang dagang.

Perusahaan melakukan penghapusan piutang dagang dari seorang debitur secara berangsur-angsur, yaitu mulai dari 10 %. Selama piutang tersebut berangsur­angsur dihapus, salesmen yang melakukan penjualan terhadap debitur tersebut harus selalu berusaha meminta pembayaran.

Prosedur Penjualan Kredit

Penjualan yang dilakukan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan ada dua jenis yaitu : Penjualan tunai dan penjualan kredit. Kedua jenis penjualan ini memiliki prosedur yang sama tetapi untuk penjualaii kredit

harus melalui otorisasi tertentu.

Prosedur penjualan yang dipakai dalam penjualan kredit pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan dengan memakai cara yaitu :

1. Cara Canvass, dimana perusahaan melakukan penjualan kredit dengan cara mencari order. Bagian sistem penjualan kredit canvass dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1.   Bagian operasional/canvass mengambil barang dari gudang lalu bagian gudang membuat nota canvass empat lembar.

2.    Bagian gudang menyerahkan tiga lembar nota canvass kepada bagian operasional satu lembar sebagai pertinggal dan mengisi kartu penjualan

3.   Canvass mencari order, apabila order sudah ada canvasser membuat faktur penjualan dua lembar dan memberikan satu lembar kepada pembeli.

4.      Bagian gudang menerima nota canvass ke bagian akuntansi dan satu pertinggal.

5.      Bagian akuntansi menerima satu lembar nota canvass dan mengisi atau membuat kartu piutang mencatatan dan menyimpan nota canvass sebagai pertinggal dokumen dalam pencatatan piutang.

6.      Tata usaha menerima satu lembar nota canvasser dan menyimpan sebagai pertinggal.

b. Cara non canvass, dimana perusahaan melakukan penjualan apabila order yang datang dan dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Langganan memesari barang kebagian penjualan dan bagian penjualan membuat formulir pesanan rangkap tiga.
2. Formulir pesanan tersebut diberikan kepada bagian perdagangan untuk disetujui.
3. Setelah disetujui oleh bagian perdagangan bagian penjualan meneruskan pesanan tersebut ke bagian akuntansi untuk diteliti apakah kredit disetujui atau tidak.       
4. Berdasarkan formulir pemesanan tersebut bagian faktur membuat faktur penjualan rangkap tujuh dan dua lembar surat pengeluaran barang ( SPB ) atau DO ( Deliveri Order ).
5. Setelah faktur ditanda tangani, faktur di distribusikan kepada Lembar ke - 1 ( asli ) kepada pelang,gan ( apabila telah lunas ).

Lembaran ke - 2 kepada bagian keuangan.

Lembaran ke - 3 kepada bagian administrasi

Lembaran ke - 4 kepada bagian gudang.

Lembaran ke - 5 kepada bagian kasir.

Lembaran ke - 6 kepada bagian akuntansi.

Lembaran ke - 1 SPB kepada langganan yang diserahkan terlebih dahulu ke bagian gudang sebelum mengeluarkan barang, bagian gudang terlebih dahulu mencocokkan dengan copy faktur yang ada lembaran ke - 2 SPB ke bagian arsip.

6. Kwitansi yaitu dokumen yang dibuat oleh kasir sebagai bukti pembayaran piutang sebagai dokumen untuk mencatat pembayaran piutang di buku pembantu piutang oleh bagian keuangan.

Prosedur Pencatatan Piutang

Sebagaimana diketahui bahwa prosedur dan metode pencatatan piutang sebuah perusahaan sangat penting. Ini dapat menyangkut didalam penilaian piutang suatu perusahaan, dalam penilaian ada kalanya perusahaan mempunyai piutang, tetapi sisa piutang tersebut tidak dapat ditagih antara lain disebabkan langganan tersebut pailit, meninggal dunia, melarikan diri, kebakaran. Pihak perusahaan mengambil suatu kebijaksanaan tentang penilaian piutang yaitu apa bila ada piutang yang sudah lewat satu tahun dan benar-benar tidak dapat membayarnya dikemudian hari maka dianggap piutang tidak dapat ditagih.

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan dalam melakukan pencatatan piutang menggunakan metode posting langsunb dimana setiap hari diterima faktur penjualan yang merupakan dasar pencatatan timbulnya piutang. Oleh. Bagian piutang faktur ini akan dicatat ke kartu piutang. Posting transaksi ini dilakukan setiap hari karena faktur yang masuk setiap hari jumlahnya banyak maka yang dicatat ke buku penjualan adalah jumlah total penjualan harian yang merupakan jumlah faktur penjualan selama satu hari. Jumlah total penjualan ini akan diposting ke jurnal penjualan. Setiap bulan jurnal penjualan tersebut diposting ke rekening kontrol piutang dalam buku besar. Dan setiap bulan juga diadakan rekonsiliasi rekening kontrol piutang dengan daftar saldo yang disusun dari kartu piutang.

Pada waktu diterima pembayaran piutang, kasir membuat mutasi kas rangkap tiga, lembar pertama pertinggal di kasir, lembar kedua ke bagian keuangan dan lembar ketiga ke bagian akuntansi. Bagian keuangan akan mencatat penerimaan ke kartu piutang berdasarkan mutasi kas lembar ketiga.

Sistem Pengendalian Intern Piutang

Pengendalian intern piutang sebenarnya dimulai dari sebelum ada persetujuan untuk mengirimkan barang dagangan, sampai setelah penyiapan dan penerbitan faktur dan berakhir dengan penagihan hasil penjualan kredit.

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan menetapkan atau melakukan langkah-tangkah dalam pengendalian intern piutang yaitu :

1.      Pemisahan tugas antara pencatatan atau bagian akuntansi dengun bagian penerimaan piutang.

2.      Pengirirnan surat pernyataan piutang kcpada debitur setiap bulannya.

3.      Adanya daftar piutang berdasarkan nama pelanggan.

4.      Penjualan yang dilakukan secara kredit mendapat persetujuan dari petugas yang berwenang dalam hal ini adalah kepala keuangan dan officer remote         (kepala cabang)

5.  Penghapusan piutang dan pemberian diskon ( potongan ) harus disetujui oleh pejabat yang berwenang. Dalam hal penghapusan piutang, harus ada surat persetujuan dari kantor pusat, dan untuk pemberian diskon harus telah memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan oleh perusahaan yaitu pembelian oleh debitur diatas Rp. 1.000.000.

6.   Khusus untuk penghapusan piutang, perusahaan menuntut adanya bukti bahwa debitur tidak sanggup untuk membayar.

7.   Melakukan opname fisik atas lcas, laktur penjualun atau piutang yang masih terbuka dari perusahaan secara periodik dan mendadak.

8.   Membandingkan piutang yang dilakukan oleh bagian akuntansi langsung kepada debitur dengan memberitahukan terlebih dahulu kepada bagian operasional.

9.     Bila debitur akan melakukan pembeliart secara kredit, maka debitur harus terlebih dahulu melunasi kredit yang ada sebelumnya dengan kata lain maksimal hanya boleh tiga faktur terbuka, dan untuk mengajukan pembelian kredit ke perusahaan, maka harus melunasi minimal sutu luktur yang masih terbuka.