Analisa Kebijaksanaan Pemberian Kredit

1. Analisa Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi adalah gambaran pendelegasian wewenang dan tanggungjawab dalam suatu struktur organisasi dikatakan baik apabila terdapat pemisahan fungsi dalam struktur organisasi dan adanya penetapan garis wewenang dan tanggungjawab yang jelas, serta penernpatan pegawai yang tepat sesuai dengan kemampuan dan adanya sistem intern control yang baik.

Apabila dilihat struktur organisasi yang ada pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan secara umum menunjukkan adsnya tugas rangkap. PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan adalah perusahaan dagang yang melakukan penjualan secara tunai, maupun kredit. Secara pengalaman penulis bahwa dalam prakteknya yang melakukan penagihan piutang atas penjualan kredit adalah salesmen. Dalam perusahaan ini jelas terlihat adanya-tugas rangkap yang dilakukan oleh salesmen. Hal ini dapat membuka kemungkinan terjadinya penyelewengan yang dapat merugikan perusahaan karena bagian penjualan dapat melakukan manipulasi atas harga barang.

Oleh karena itu PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan sebaiknya tidak melakukan tugas rangkap tersebut, sehingga penyalahgunaan jabatan atau tugas yang dapat merugikan perusahaan dapat dihindari.

2. Analisa Kebijaksanaan Pemberian Kredit

Sebagian besar penjualan yang ada pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan dilaksanakan oleh salesmen. Ada kebijakan dalam PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan yaitu akan memberikan komisi kepada salesmen yang dapat melakukan penjualan atas omzet yang-telah ditentukan sebelumnya.

Dari sini penulis mcnganalisa ada kemungkinan terjadinya kesalahan dimana salesmen hanya mernperhatikan besarnya penjualan dan komisi yang akan diterimanya tanpa memperhatikan debitur yang ditujunya apakah memenuhi syarat atau tidak.

Bagaimana piutang sebagai pihak yang menilai apakah kredit diterima apa tidak bila memesan langsung keperusahaan tanpa melalui salesmen, harus menjalankan tugas dan fungsi sebaik-baiknya.

Dari uraian tersebut, penulis menilai adanya kekurangan dalam hal kebijaksanaan pemberian kredit kepada debitur.

3. Analisa Prosedur Penjualan Kredit

Dalam penjualan kredit diperlukan suatu prosedur tersebut yang dapat menjamin terlaksananya penjualan kredit dengan baik. Menurut teori, bagian yang terlibat dalam penjualan kredit adalah :     

1.      Bagian pesanan penjualan

2.      Bagian Kredit

3.      Bagian Pengiriman

4.      Bagian billing atau pembuatan faktur

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero), Cabang Medan telah memiliki prosedur mengenai penjualan kredit yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Penjualan kredit yang dilaksanakan oleh PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan adalah dengan dua cara canvass dan non canvass.

Analisa penulis mengenai prosedur penjualan dengan cara canvass adalah kurang baik karena dalam proaedur penjualan kredit dengan cara canvass ini terlihat adanya tugas rangkap antara salesmen sebagai pencari order dan sekaligus juga sebabai pembuat faktur, pengiriman barang ke debitur dan juga sehagai penagih. Hal ini bisa menimbulkan penyelewengan oleh karena itu sebaiknya bagian salesmen, pembuat faktur, pengiriman barang dan penagihan di pisahkan. Begitu juga dengan cara non canvass, karena bagian piutang tersebut sekalibus kepada keuangan yang bertugas menyetujui pemberian kredit.

4. Analisa Metode Pencatatan Piutang

Pencatatan yang dilaksanakan setiap perusahaan mampu untuk memberikan informasi kepada manajemen atau pihak lain mengenai keadaan perusahaan. Demikian halnya dengan pencatatan piutang harus dapat memberikan informasi yang jelas kepada penggunanya sehingga setiap keputusan yang diambil oleh bagian kredit tidak salah satu mengecewakan.

            Metode pencatatan piutang secara teori terbagi atas empat bagian yaitu :

a.       metode konvensional

b.      metode posting langsung ke dalam kartu atau bagian pernyataan piutang

c.       metode pencatatan tanpa buku pembantu

d.      metode pencatatan dengan menggunakan komputer.

Pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan pencatatan piutang menggunakan posting langsung ke dalam kartu piutang ( dalam lampiran ) yang dapat memberi informasi mengenai jumlah piutang masing-masing debitur dan membantu bagian kredit dalam memutuskan untuk memberikan kredit atau tidak kepada debitur.

Melihat metode pencatatan yang diterapkan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan, penulis menilai pencatatan yang dilaksanakan pc;rusahaan sudah baik.

5. Analisa Piutang Tak Tertagih

PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan telah melaksanakan penggolongan piutang tak tertagih berdasarkan umur piutang. Untuk piutang yang tidak mungkin dapat ditagih lagi perusahaan menerapkan penghapusan langsung.

Dari pengamatan penulis, merode penghapusan langsung untuk piutang tak tertagih hanya digunakan dalam hal kesulitan dalam menafsir jumlah piutang tak tertagih secara wajar, sebagian besar penjualan dilaksanakan dengan tunai, jumlah piutang merupakan bagian yang relatif kecil dalam aktiva lancar dan jumlah pelanggan sedikit, berdasarkan pengalaman tahun-tahun sebelumnya, tidak ada piutang yang tidak tertagih. Sedangkan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan, penjelasan yang diterangkan tersebut tidak terdapat pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan oleh karena itu penulis beranggapan penetapan metode penghapusan langsung untuk piutang tak tertagih kurang tepat.

6. Analisa Sistem Pengendalian Intern

Piutang merupakan unsur yang sangat penting dalam neraca perusahaan. Prosedur yang wajar dan cara pengamatan yang baik terhadap piutang perlu di perhatikan, bukan saja untuk keberhasilan perusahaan tetapi juga untuk memelihara hubungan yang baik dengan para pelangga.

Setelah penulis meneliti mengenai sistem pengendalian intern piutang yang diterapkan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan maka penulis akan membuat analisa sebagai berikut :

1.    Menurut teori adanya pemisahan fungsi-fungsi atau bagian-bagian yang menagani transaksi penjualan (operasi) dari fungsi akuntansi untuk piutang. Dengan demikian pegawai yang menagani akuntansi untuk piutang tidak boleh dilibatkan dengan aspek operasi seperti menyetujui kredit. Pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan melakukan seperti yang ada pada teori, namun antara bagian piutang dengan kepala keuangan tidak ada pemisahan.

2.      Menurut teori pegawai yang menagani akuntansi piutang hanrs dipisahkan dari fungsi penerimaan hasil tagihan piutang, yang terdapat pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan yaitu ada pemisahan antara bagian akuntansi dan pcncrimaan hasil tagihan (kasir) jadi pclaksanaannya sudah baik.

3.      Menurut teori semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan dan penghapusan piutang harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwewenang, pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan telah melaksanakannya, yaitu pemberian kredit, pemberian potongan dan penghapusan piutang harus mendapat persetujuan dari kepala keuangan dan kepala cabang.

4.      Menurut teori adanya surat pernyataan piutang yang dikirimkan kepada pelanggan paling tidak sebulan sekali. Pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan ada terdapat pengiriman surat pernyataan piutang kepada pelanggan.

5.      Menurut teori piutang harus dicatat dalam buku-buku tambahan piutang pada           PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan ada buku tambahan piutang yaitu adanya daftar piutang berdasarkan nama pelanggan.

6.      Menurut teori, perusahaan harus membuat daftar piutang berdasarkan umurnya, pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia ( Persero ) Cabang Medan membuat daftar piutang berdasarkan umur piutang, namun tidak penggunakan metode penyisihan melainkan metode penghapusan langsung.