Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Penjelasan  flowchart di atas adalah sebagai berikut :

1.      Langganan (Pelanggan)

Pelanggan menyerahkan uang ke kas dan kas menyerahkan BKM yang telah dibuat kepada pelanggan.

2.      Bagian Kas

Bagian kas menerima uang dari pelanggan, dan membuat BKM rangkap tiga, satu di arsipkan berdasarkan nomor, bagian kas mengirimkan BKM ke bagian verifikator, setelah itu bagian kas membuat DPUH rangkap tiga, satu dikirimkan ke bagian ke verifikator, satu lagi dikirimkan ke bagian akuntansi, bagian kas ini mencatat bagian DPUH ke buku setor, untuk diarsipkan berdasarkan tanggal, dan bagian kas menyerahkan uang dan buku setor ke bank.

3.      Bagian verifikator

Bagian verifikator menerima BKM dari bagian kas setelah itu bagian verifikator mengirimkan BKM ke bagian akuntansi untuk di catat ke buku pembantu, bagian verifikator menerima DPUH dari bagian kas, setelah itu bagian verifikator mengirimkan DPUH ke kepala bagian keuangan.

4.      Kepala bagian keuangan

Kepala bagian keuangan, menerima DPUH dari bagian verifikator.

5.      Bagian akuntansi

Bagian akuntansi menerima BKM dari bagian verifikator untuk di catat kebuku pembantu dan diarsipkan berdasarkan angka. DPUH yang diterima dari bagian kas dicatat kedalam jurnal penerimaan kas dan buku besar, buku setor yang diterima dari bank diarsipkan berdasarkan tanggal, dan bagian akuntansi mencocokkan DPUH dengan buku setor yang diterima dari bank.

6.      Bank

Bank menerima uang dan buku setor dari bagian kas, dan mengirimkan buku setor ke bagian akuntansi.

Sehubungan dengan penerimaan kas maka formulir yang digunakan dalam pengelolaan dan pengawasan prosedur penerimaan kas adalah:

a.       Bagian piutang mempersiapkan daftar tagihan yang dilengkapi dengan nomor urut pelanggan, alamat pelanggan, dan jumlah yang ditagih.

b.      Daftar tagihan yang telah dibuat beserta faktur penjualan diserahkan kebagian penagihan.

c.       Penagih menandatangani tagihan langganan–langganan dan faktur penjualan asli diberikan kepada langganan seteleh dicap lunas.

d.      Penagih menyerahkan uang yang diterima dari langganan beserta daftar tagihan dan uang dari hasil penagihan serta menghitung apabila cocok maka kasir menandatangani daftar tagihan tersebut, kemudian menyerahkan kembali kepada bagian pembelian.

e.       Penagih menyerahkan daftar tagih tersebut maka bagian piutang mencatatkan kebuku tambahan piutang.

Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas

Sistem akuntansi pengeluaran kas digunakan untuk melaksanakan pengeluaran kas dengan cek dan uang tunai melalui kas kecil. Pengeluaran kas dapat menggunakan cek, jika jumlah relatif  besar hal ini tergantung dari kebijaksanaan pimpinan perusahaan, terutama dalam mengukur standar besar kecilnya jumlah pengeluaran kas.

Menurut Bastian (2001:121) jenis pengeluaran kas adalah:

1.   Pembayaran transaksi reciptrocal

      Yaitu: -  Pembelian barang dan jasa

                 -  Akuisi atau pembayaran aktiva

                 -  Investasi pada entitas lain ( baik berupa pinjaman maupun tambahan

                    modal.

2.   Pembayaran transaksi non reciptrocal

     Yaitu : -  Transfer dana dari pemerintah

                 -  Hibah, bantuan dan sumbangan

3.  Financing outlaws

         Yaitu : penerimaan bunga, pelunasan hutang dan pembayaran custodial  Pengeluaran kas dalam suatu perusahaan dapat terjadi secara terus-menerus dalam kegiatan perusahaan sehari-hari. Pengeluaran itu bermacam-macam ada yang besar dan ada pula yang kecil. Pengeluaran kas yang berskala besar biasa digunakan dengan cek, misalnya pembelian tunai, pembayaran gaji dan pembayaran hutang. Sedangkan pembayaran lain yang tidak menggunakan cek yakni pengeluaran kas yang kecil-kecilan yang bersifat rutinitas.

         Munawir (2002:157) pengeluaran kas dapat disebabkan adanya:

1)      Transaksi pembelian saham dan obligasi sebagai investasi jangka pendek maupun investasi jangka panjang serta adanya pembelian aktiva tetap.

2)      Penarikan kembali saham yang beredar maupun adanya pengambilan kas oleh pemilik perusahaan.

3)      Pelunasan atau pembayaran angsuran hutang yang jangka pendek maupun jangka panjang.

4)      Pembelian barang dengan secara tunai, adanya biaya operasi yang meliputi upah/gaji, pembelian alat kantor, pembayaran sewa, bunga, premi angsuran, persekot-persekot biaya maupun persekot pembelian.

5)      Pengeluaran kas untuk pembayaran deviden, pajak, denda dan lain-lain.

            Dari penjelasan di atas, penggunaan kas suatu perusahaan dapat digolongkan dua jenis sifat penggunaan, yaitu penggunaan kas yang bersifat isidentil atau tidak terus-menerus. Penggunaan kas yang bersifat rutin misalnya, pembelian secara tunai, pembayaran upah buruh atau gaji pegawai dan lain sebagainya. Sedangkan penggunaan kas secara insidentil misalnya, pembelian saham atau obligasi, penarikan kembali saham yang beredar, pembayaran hutang jangka panjang, pembayaran deviden dan sebagainya.

         Pengeluaran kas yang penting dalam perusahaan adalah pembayaran atau pelunasan hutang yang timbul akibat adanya pembelian secara kredit, baik hutang jangka panjang maupun  hutang jangka pendek.

         Fungsi-fungsi yang terkait didalam sistem pengeluaran kas dengan dana kas kecil adalah:

1)      Fungsi kas yang bertanggungjawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan maupun pada saat pengisian kembali dana kas kecil

2)   Fungsi akuntansi yang bertanggungjawab dalam pencatatan pembentukan dana kas kecil, pengeluaran kas kecil serta pengisian kembali dana kas kecil, pembuatan bukti kas keluar serta melakukan verifikasi kelengkapan.

3)      Fungsi pemegang dana kas kecil yang bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

4)      Fungsi pemeriksaan intern yang bertanggungjawab atas perhitungan dana kas kecil secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungan dengan catatan kas serta mengatakan pemeriksaan mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada pada pemegang dana kas kecil.

         Formulir-formulir yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah:

1.       Voucher

Yaitu formulir yang berfungsi sebagai bukti pengesahan atau otorita untuk pembayaran kas.

2.       Voucher register

Yaitu formulir yang berfungsi sebagai buku jurnal untuk mencatat voucher- voucher yang dikeluarkan.

3.      Cek

Digunakan  untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang yang dikeluarkan.

4.      Register cek

Yaitu formulir yang merupakan buku jurnal yang digunakan untuk mencatat cek-cek yang dikeluarkan.

5.      Bukti pengeluaran kas kecil

   Yang dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.

Baridwan (2001:188) menyatakan

Prinsip-prinsip pengendalian intern dalam sistem pengeluaran kas adalah:

1.      Sebelum faktur pembelian disetujui untuk dibayar, harus dilakukan pemeriksaan perhitungan-perhitungan dalam faktur dan dokumen-dokumen pendukungnya.

2.      Semua hutang dibayar dalam periode potongan sehingga didapatkan potongan-potongan pembelian.

3.      Jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu hutang harus cocok dengan saldo rekening kontrolnya dengan surat pernyataan piutang dari penjual (kreditur).

4.      Semua pengeluaran uang harus dengan cek kecuali untuk pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

5.      Dibentuk dana kas kecil dengan imprest system.

6.      Penandatanganan cek harus dipisahkan dari orang yang memegang buku cek.

7.      Petugas yang menandatangani cek dibedakan dari petugas yang menyetujui pengeluaran kas dan sedapat mungkin keduanya harus menyerahkan uang jaminan.

8.      Harus ada pertanggungjawaban dari pemegang buku cek tentang nomor-nomor cek yang diinginkan untuk membayar dana yang dibatalkan.

9.      Tanggungjawab penerima uang harus dipisahkan dari tanggung jawab atas pengeluran uang. Prinsip ini tidak berlaku untuk lembaga-lembaga keuangan seperti Bank.

10.  Petugas pengeluaran uang harus dipisahkan dari petugas yang mengerjakan keuangan kas.

11.  Rekonsiliasi laporan bank dilakukan oleh petugas yang tidak menandatangani cek atau menyetujui pengeluaran.

12.  Persetujuan pengeluaran uang yang harus didukung dengan faktur dari penjual yang sudah disetujui dan dokumen pendukung lainnya.

13.  Cek untuk pengisian kas kecil dan gaji harus dibuat atas nama penerima.

14.  Sesudah dibayar, semua pendukung harus dicap lunas atau dilubangi agar tidak digunakan lagi.

15.  Dilakukan cuti berkala untuk petugas-petugas pengeluaran uang.

16.  Transfer uang antara bank harus  dengan izin khusus dan dibuatkan rekening perantara.

         Dalam melaksanakan sistem akuntansi pengeluaran kas tersebut biasanya terdapat dua metode yaitu dengan menggunakan sistem voucher dan tanpa sistem voucher. Tujuan penggunaan sistem voucher adalah untuk memperkecil kemungkinan terjadinya penyimpangan transaksi kas. Menurut Baridwan (2001:215) Bagian-bagian yang terlibat dalam transaksi pengeluaran kas antara lain:

1.        Bagian hutang

   Fungsi bagian hutang adalah:

1. Membandingkan faktur pembelian dan laporan penerimaan barang.
2. Menyerahkan faktur pembelian dan laporan penerimaan barang ke bagian pembelian perusahaan.
3. Mencatat jumlah yang tertera dalam faktur dan laporan penerimaan barang kedalam buku pembantu hutang dan jurnal pembelian.

2.      Bagian pengeluaran

Fungsi bagian pengeluaran uang adalah:

1. Memeriksa bukti-bukti pendukung faktur pembelian atau voucher untuk memastikan bahwa dokumen-dokumen tersebut sudah cocok dan perhitungan benar serta disetujui orang-orang yang ditunjuk.
2. Menandatangani cek
3. Mencap “lunas” pada bukti-bukti pendukung pengeluaran
4. Mencatat cek dalam daftar cek
5. Menyerahkan kepada kreditur (langganan)

3.      Bagian akuntansi

Tujuan bagian akuntansi adalah:

a.       Mengkredit perkiraan untuk atau perkiraan pengambilan kas dengan jumlah yang dibayarkan menurut buku kas atau oleh kasir

b.      Melakukan pencatatan pengeluaran kas

c.       Mencatat transaksi kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek

d.      Membuat bukti kas keluar yang memberikan otoritas kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen

4. Bagian internal auditing atau pemeriksaan internal

Tugas bagian pemeriksaan internal

a.       Melakukan perhitungan kas secara periodik serta mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi ( rekening kas dalam buku kas).

b.      Melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo kas yang ada ditangan.

c.       Membuat rekonsiliasi bank mencocokkan kas dengan saldo menurut laporan  bank.