Sistem dan Prosedur

Sistem  Akuntnsi Pokok 

1. Formulir

Formulir merupakan bukti tertulis antara transaksi yang sering terjadi. Sebagai dasar pencatatan suatu transaksi pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero ) Medan ini, formulir yang digunakan yang berkaitan dengan sistem pengendalian intern kas adalah seperti formulir bukti penerimaan kas, bukti pengeluaran kas dan formulir bukti setoran Bank.

2. Bagan Perkiraan/ Klasifikasi Rekening

Bagan perkiraan yang terdapat pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) dimaksudkan sebagai pedoman umum untuk pencatatan transaksi keuangan agar terdapat suatu pengelompokan yang tertib dan seragam diseluruh perusahaan.

Agar bagan perkiraan ini dapat lebih mudah dipahami dan diterapkan,  berikut ini diberi penjelasan singkat mengenai  sistematika penomorannya. Kode perkiraan pada PT ini memakai kelompok yang terdiri dari  6  digit seperti berikut ini :

                                                                                    : Golongan Perkiraan

                                                                                    : Kelompok Perkiraan

                                                                                    : Kode Perkiraan

                                                                                    : Sub Perkiraan

Contoh: 1. 3. 01. 20. Adalah piutang, rekening kelompok pelanggan

1:  Golongan perkiraan    : Aktiva lancer

3:  Kelompok perkiraan   : Piutang usaha

01:  Kode perkiraan         : Piutang lain-lain

20:  Sub perkiraan           : Piutang pelanggan 

3. Buku Harian/ Jurnal

Pencatatan transaksi sejenis secara berulang-ulang dicatat dalam buku harian/ jurnal yang terdiri dari:

• Daftar voucher hutang yang dibayar
• Jurnal penerimaan kas
• Jurnal pengeluaran kas
• Jurnal penjualan
• Jurnal pembelian
• Jurnal umum

4. Buku Besar

Pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia yang teleh dicatat dalam jurnal tiap  akhir bulan dipindahkan (posting) ke buku besar. Untuk transaksi dalam jurnal umum posting dilakukan bersamaan dengan pencatatan jurnal.

5. Buku Pembantu

Buku ini merupakan buku untuk membantu pencatatan nama pelenggan baik yang mempunyai hutang maupun yang melakukan pembelian secara kredit kepeda PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia.

6. Laporan 

Pada setiap akhir bulan semua perkiraan yang ada dalam buku besar ditutup dan kemudian jumlah saldonya dipindahkan ke neraca lajur untuk dijadikan bahan untuk pembuatan laporan keuangan yang terdiri dari:

• Laporan Laba/Rugi
• Laporan Perubahan Modal
• Laporan Neraca
• Laporan Arus Kas

Siklus pencatatan pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Medan digambarkan sebagai berikut:

Skema siklus pembahasan di atas menunjukkan bahwa proses pembukuan  PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Medan dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a)      Kegiatan transaksi yang terjadi dicatat kedalam dokumen yang merupakan dasar dokumen dan yang merupakan bukti dasar pembukuan.

b)      Berdasarkan dokumen yang timbul, transaksi  keuangan dibuat dibukti kas keluar dan dilakukan pembayaran sejumlah orang yang tesrcantum pada cek, kemudian diposting kebuku kas.

c)      Dari buku setor bank dibuat neraca lajur sebagai media perantara untuk memudahkan penyusunan neraca laba atau rugi. Selanjutnya rincian yang diperlukan untuk pos-pos yang tertentu didalam laporan pembuatan bukti setor bank tersebut.

b. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Medan

Sistem akuntansi penerimaan kas pada PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan memuat hal-hal pokok sebagai berikut :

Kegiatan perusahaan yang paling pokok yaitu perdagangan. Sumber penerimaan kas yang paling besar yaitu dari penjualan. Penjualan yang menyangkut penerimaan kas yaitu penjualan tunai.

1)      Faktur Penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam berbagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai. (dapat dilihat  pada lampiran).

2)      Bukti setor Bank

Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor dibuat tiga (3) lembar dan diserahkan oleh kasir ke bank bersamaan dengan penyetoran kas dari penjualan tunai  (dapat dilihat pada lampiran).

3)      Rekap harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan untuk  meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. (dapat dilihat pada lampiran )

4)      Surat pengantar barang

Surat ini berfungsi sebagai pengganti nota penjualan yaitu formulir yang diberikan kepada pelanggan saat terjadinya penjulan dan juga sebagai pegangan bagian  kas untuk menerima uang tunai dari pembelian sejumlah  yang tercantum dalam nota. Surat ini dibuat 3 rangkap yaiti rangkap 1) untuk langganan,  2) untuk bagian akuntansi, 3)  bagian keuangan. (dapat  dilihat pada lampiran)

5)      Bukti penerimaan kas

Bukti penerimaan kas merupakan formulir yang digunakan kasir untuk mencatat semua pemasukan berupa uang,  cek dan bilyet giro yang kemudian  akan  didistribusikannya ke bagian akuntansi. (dapat dilihat pada lampiran).

6)      Surat pesanan barang

Formulir ini merupakan formulir yang di isi oleh bagian gudang/ bagian pemakain barang untuk meminta bagian pembelian barang. (dapat dilihat pada lampiran). 

7)      Buku kas

Formulir ini berfungsi untuk mencatat penerimaan dan pengeluran kas berupa cek maupun bilyet giro yang melibatkan bank. (dapat dilihat pada lampiran).

1. Bagian Yang Terkait Dengan Penerimaan Kas 

Didalam  PT. Perusahaan Perdagangan Indonesia (Persero) Cabang Medan  apabila terjadi penerimaan kas maka terdapat beberapa fungsi atau bagian yang terkait didalamnya  yaitu: 

a.       Fungsi pembukuan

-          Mencatat segala transaksi penerimaan uang

-          Menyimpan seluruh dokumen operasional usaha

-          Menyusun laporan keuangan

b.  Fungsi kasir

-          Menerima kas dari penjualan tunai dan pelunasan piutang

-          Membuat kode account untuk setiap penerimaan uang

-          Membuat kwitansi penerimaan kas

c.  Fungsi Kolektor

-          Melakukan penagihan piutang

-          Membuat laporan tertagih pada kasir