Fungsi Pencatatan Piutang

Menyimpan salinan dari tagihan dalam arsip departemen penagihan.

1. Fungsi Pencatatan Piutang

Fungsi piutang akan memposting data salinan buku besar pesanan penjualan pada buku besar tambahan piutang. Setiap pelanggan mempunyai data pada buku besar tambahan piutang yang berisi informasi seperti : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor tagihan, pembayaran kredit, retur dan saldo piutang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi perjualan kredit, mencatat berkurangnya piutang karena transaksi retur penjualan, penerimaan kas dari piutang, penghapusan plutang yantak tertagih, dan membuat serta mengirimkan pernyataan plutang kepada para debitur.

2. Sistem Penerimaan Kas

Prosedur penerimaan kas meliputi pengumpulan kas, deposito kas di bank, dan pencatatan peristiwa-peristiwa ini dalam akun (piutang dagang dan kas). Banyak variasi metode yang digunakan dalam sistem ini. Adapun aktivitas yang dilakukan adalah : 

Cek dar informasi keuangan pendukung lainya (nomor rekening pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya) tersedia pada saat bukti pembayaran diterima pada raang penerimaan dokumen. Dirnana dokumen-dokumen tersebut dipilah-pilah. Cek dikirimkan ke kasir, pada departemen penerimaan tunai/kas, dan bukti pembayaran. dikirimkan ke departemen piutang. 

Cek diterirna oleh kasir dan dicatat pada jurnal penerimaan tunai/kas dan langsung disetorkan ke bank. 

Bukti pembayaran yang di terima oleh departemen piutang di gunakan untukmengurangi saldo rekening pelanggan sebesar nilai pembayaran. 

Departemen penerimaan tunai/kas dan departemen piutang mengirimkan ringkasan informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Infornasi ini dicocokkan dan digunakan untuk memperbaharui rekening kontrol piutang dan rekening kas. 

Adapun departemen dari penerimaan kas meliputi : 

l . Departemen Penerimaan Dokumen 

2. Departemen Penerimaan Tunai

3. Departemen Piutang Dagang

4. Departemen Buku Besar Umum 

5. Departemen Pengawasan

Ad.1. Departemen Ruang Penerimaan Dokumen

Ruang penerimaan dokumen menerima cek dari pelanggan bersama dengan bukti pembayaran. Dokumen ini berisi infonmasi kunci yang diperlakan untuk keperluan transaksi rekening pelanggan.

Ad.2. Departemen Penerimaan Tunai/Kas

Departemen penerimaan tunai/kas mencocokan kebenaran dan kelengkapan antara cek dengan bukti pernbayaran. Setelah proses pencocokan antara cek, dengan bukti pembwyaran, kasir mencatat penerimaan tunai pada jurnal penerimaan tunai. Semua transaksi penerimaan tunai, termasuk penjualan tunai, penerimaan tunai lainnya, dan penerimaan atas rekening tunai, di catat pada jurnal penerimaan tunai. Untuk diperhatikan bahwa setiap cek yang di terima dari pelanggan harus dijurnal terpisah pada jurnal penerimaan tunai.

Ad.3. Departemen Piutang

Petugas departemen piutang melakukan proses posting bukti pembayaran pada rekening pelanggan di buku besar pembantu piutang. Setelah proses posting, bukti pembayaran diarsipkan untuk jejak audit. Pada akhir hari, petugas departemen piutang meringkas rekening buku pembantu piutang dan menyerahkan ringkasannya ke departemen buku besar umum­.

AdA Departemen Buku Besar

Menerima dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan, ringkasan rekening dari departemen piutang. Petugas melakukan proses posting dari dokumen jurnal ke rekening kontrol piutang dan rekening kontrol Kas, mencocokkan rekening kontrol piutang dengan ringkasan buku besar pembantu piutang, dan arsip dari dokumen jurnal.

Ad.S. Departemeu Pegawasan

Petugas pengawasan dari departemen pengawasan (atau karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan tunai) mencocokkan penerimaan tunal dengan membandingkan dokumen-dokumen berikut ini : (1) salinan dari bukti pembayaran, (2) slip setoran bank yang di terima dari bank, (3) dokumen jurnal dari departemen penerimaan tunai dan departemen piutang.

3. Internal Control Pada Piutang

Dalam hat ini penulis lebih memfokuskan perhatian pada pengendalian pemberian dan pengumpulan piutang akan berdampak yang besar terhadap besarnya piutang yang tak tertagih yang menjadi beban bagi perusahaan.

Pengendalian dalam hal pemberian dan pengumpulan piutang ini menyangkut resiko kredit yang mungkin dihadapi oleh perusahaan. Resiko kredit adalah resiko tidak terbayarnya kredit yang telah diberikan kepada para langganan. Oleh karena itu perusahaan sangat penting melakukan seleksi kepada calon para pelanggan sebelum memutuskan untuk menyetujui permintaan atau penambahan kredit oleh para calon pelanggan dengan mengadakan evaluasi kredit langganan dengan mengadakan evalusi kredit dari para calon pelanggan tersebut adalah :

a. credit standards

b. credit period 

c. discounts 

d. collection policy 

Ad.a. Credit Standards 

Credit Standar adalah penilaian kelayakan kredit perusahaan lain. Dalam ha1 ini meliputi 5 C yaitu :

Character ; menunjukkan kemungkinan atau probabilitas dari langganan Untuk secara jujur berusaha untuk memenuhi kewajiban-­kewajibannya. Hat ini menyangkut aspek moral yang merapakan faktor penting dalam mengevaluasi kredit.

Capacity ; berkaitan dengan penilaian akan kemaznpuan pelanggan. Hal ini diukur dari record di waktu lalu dilengkapi dengan observasi secara fisik atas kegiatan usaha, profesi dan lain sebagainya. Capital ; diukur dari posisi keuangan perusahan secara umum yang diperiihatkan oleh analisa ratio tinansial yang khususnya ditekankan pada aktiva materil perusahaan.

Collateral ; diwakili oleh aktiva yang ditwvarkan oleh pelanggar. sebagai jaminan kredit yang diberikan.

Condition ; menunjukan pengaruh Iangsarig dari trend ekonomi pada umumnya terhadap perasahaan yang bersangkutan atau perkembangan khusus dalam suatu bidang ekonomi tertentu yang mungkin mempunyai etek terhadap kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya.

Ad.b. Credit Period

Jangka waktu atau sering juga disebut syarat pembayaran utang mungkin dinyatakan sebagai 2/10, net 30. Hat ini maksudnya potongan 2% akan diberikan bila pembayaran dilakukan dalam waktu 10 hari, tetapi keseluruhan pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari.

Memperpanjang jangka waktu kredit mungkin akan menaikkan penjualan tetapi juga akan menaikkan dana yang terikat pada piutang. Dalam hal demikian hendaknya dipertimbangkan apakah tambahan laba karena meningkatnya penjualan lebih besar dari biaya yang harus dikeluarkan untuk membelanjai kenaikan investasi piutang.

Ad.c. Cash Discount

Pengaruh pemberian potongan tunai sama dengan pengaruh perubahan jangka waktu kredit. Potongan yang lebih besar akan imveriarik- pembeli dan meningkatkan penjualan tetapi tambahan taba yang diperoleh karena naiknya penjualan harus dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan berupa kenaikan dalam potongan yang diberikan.

Ad.d. Collection Policy

Kebijakan penagihan tercermin di dalam prosedur yang ditempuh perusahaan di dalam usaha memperoieh pembayaran-pembayaran dari piutang yang lampau waktu, misalnya pengiriman surat penagihan bilamana sudah lewat 1 minggu, surat yang lebih keras lagi bunyinya disusul dengan pembicaraan lewat telepon jika 1 bulan lebih piutang belum juga dibayar.

Dalam penjualan kredit perusahaan dapat juga menetapkan batas maksimal kredit kepada para pelanggan. Besarnya batas maksimal kredit untuk setiap pelanggan adalah berbeda-beda tergantung kepada kebijakan perusahaan disamping ketentuan seperti 5C di atas. Perusahaan juga merencanakan besarnya penerimaan kas setiap periode, dimana perusahaan menetapkan beberapa syarat pembayaran.

C. Akuntansi Piutang

Pengertian akuntansi piutang adalah sistem dan prosuder pencatatan piutang yang dilakukan oleh setiap perusahaan. Menurut Mulyadi (1993 : 6) pengertian dari sistem dan prosedur adalah sebagai berikut :

Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.

Dari definisi dl atas dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur yang merupakan urutan kegiatan klerikal. Kegiatan klerikal terdiri dari kegiatan yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jumal dan buku besar yang meliputi : menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, mensortir, memindahkan dan membandingkan. 

Sistem akuntansi piutang yang dimaksud di sini mencakup prosedur pencatatan piutang. Prosedur piutang merupakan prosedur akuntansi untuk mencatat timbulnya piutang. Menurut Baridwan (1991 : 15) "Untuk pencatatan piutang dapat digunakan 3 cara mengerjakan jurnal dan piutang yaitu metode tangan, metode posting langsung dan metode tanpa buku pembantu".

Dalam sistem pencatatan piutang ini dilakukan menurut siklus akuntansi yang biasanya dilakukan yaitu dalam metode jurnal dan posting setelah ada bukti atau dakumen yang sah yang dinyatakan bahwa transaksi itu telah terjadi. Untuk memiiih metode jurnal perlu pertimbangan segi frekuensi transaksi, jumlah pegawai dan banyaknya perkiraan buku besar yang diperlukan. Metode jurnal yang diperbolehkan dalam sistem akuntansi untuk pembukuan piutang adalah metode posting langsung ke rekening dan metode tanpa buku pembantu.

1. Metode Posting Langsung

Metode posting langsung ke dalam kartu piutang dibagi menjadi 2 (dua) golongan, yaitu :

a. Metode posting harian:

Posting langsung kc rekening atau surat pcrrryataan piutang, yang dilakukan dengan membuat surat pernyataan piutang bersama dcngan pekerjaan posting ke buku pembantu piutang. Dengar cara infaktur yang diterima diposting ke buku pembantu piutang dan surat pernyataan piutang. Dapat juga dibuat tembusan ketiga yang berfungsi sebagai jurnal. Posting langsung ini dapat dilakukan setiap hari.

Nilai yang dimasukkan dalam neraca adalah sebesar selisih antara jumlah taksiran piutang yang tidak tertagih dengan saldo cadangan kerugian piutang awal tahun buku (dalam contoh sebesar Rp. 400.000).

Metode ini lebih baik dibandingkan dengan metode yang lainya karena metode ini memberikan taksiran lebih cermat mengenai nilai piutang yang dapat diterima. Pimpinan perusahaan juga dapat melihat secara nyata

mengenai analisa piutang serta dapat pula meningkatkan pengawasan atas penjualan kredit dan juga melakukan penghapusan atas piutang yang sudah berumur lama.

Piutang dagang disajikan di neraca dalam kelompok aktiva lancar, dimana penyajiannya harus tepat agar menggambarkan keadaan yang sebenarnya bagi para pemakai laporan keuangan. Bila jumlah yang jangka waktu penagihanya lebih dari satu tahun atau siklus usaha normal, hal ini perlu diungkapkan dalam catatan atas laporan keuangan. Laporan keuangan ini biasanya disusun pada akhir periode terdiri dari neraca, dafta.r laba rugi, arus kas dan informasi tambahan berupa catatan atas laporan keuangan yang dibutuhkan dalam pengambilan keputusan.

Penyajian piutang di neraca menurut Pernyataan Standart Akuntansi Keuangan PSAK No.9 (2002: Par 07) adalah :

Piutang dinyatakan sebesar jumlah bruto tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang tidak dapat diterima. Jumlah bruto piutang harus tetap disajikan pada neraca diikuti dengan penyisihan untuk piutang yang diragukan atau taksiran jumlah yang tidak dapat ditagih .