Pengertian Sekretaris

Pengertian Sekretaris

           Kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam bahasa Prancis disebut dengan secretaire. Dalam bahasa Belanda disebut dengan secretares. Sementara itu, dalam bahasa Inggris disebut secretary, berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asal katanya, sekretaris merupakan orang yang harus bisa menyimpan rahasia. ( Nuraeni, 2008 : 1 )

            Namun sekretaris yang dimaksud di sini adalah mengenai seseorang yang membantu pimpinan dalam menyelenggarakan bagian-bagian sampai yang terkecil dan juga seluruh tugas-tugas pimpinan yang lain dengan penuh tanggung jawab. Banyak ahli mengatakan bahwa pekerjaan seorang sekretaris yaitu sebagai pembantu pimpinan agar pimpinan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif.

            Berikut ini beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian sekretaris, yaitu

            Braum dan Roman (Nuraeni, 2008 : 3),

Mengemukakan bahwa : “ Sekretaris adalah pembantu dari seorang pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinanya mengenai kewajiban yang sudah dijanjikan, dan melakukan banyak kewajiban lain yang bertujuan meningkatkan efektifitas dari pimpinanya tersebut.

            Flower dan Flower (Yatimah, 2009:30),

 Berpendapat bahwa : “Sekretaris adalah orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu pekerjaan korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya.

            Funk dan watgnalls (Yatimah, 2009 : 32),

Mendefinisikan seorang sekretaris adalah seorang pegawai yang berurusan dengan korespondensi, memelihara warkat-warkat, dan menangani pekerjaan perusahaan untuk seseorang, perusahaan, panitia, atau organisai.

            Sekretaris adalah seseorang yang membantu seseorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

            Kesimpulan yang dapat diambil dari pengertian sekretaris adalah, bahwa sekretaris merupakan seseorang yang bertugas membantu pimpinanya dalam mengurus segala persoalannya, terutama soal-soal kecil, yang bersifat teknis. Seorang pimpinan tidak perlu membuang banyak waktu, tenaga dan pikiran untuk mengerjakan urusan-urusan kecil dan sepele apabila ia mendapatkan bantuan dari seorang sekretaris. Sehingga pimpinan dapat mencurahkan perhatiannya pada urusan-urusan lebih besar yang bersifat manajerial. Dengan demikian, ia akan bekerja lebih efesien dan efektif.

            Selain itu, sekretaris haruslah memiliki rasa tanggung jawab yang tinggi, mandiri, berinisiatif, berkompetensi, dan dapat dipercaya dalam membantu kelancaran pekerjaan pimpinan. Sekretaris juga harus mampu menjalin kerjasama yang baik dan erat dengan atasannya. Dalam hal ini dituntut kedewasaan berfikir dan bertindak sehingga ia harus dapat bekerja sendiri dan penuh tanggung jawab tanpa perlu pengawasan dari atasannya.

Peranan Sekretaris

             Pada dasarnya setiap sekretaris mempunyai peranan yang sama, yaitu membantu kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Dalam melaksanakan tugas tersebut, sekretaris tidak hanya berhubungan dengan pimpinannya saja, melainkan juga dengan para relasi perusahaan, karyawan, bahkan dengan pekerjaan yang ditekuninya.   Menurut  Nuraeni,  (2008 : 21)   bahwa  seorang  sekretaris  memiliki

beberapa peranan umum, yaitu :

1.      Sekretaris sebagai Duta

Sebagai duta, seorang sekretaris bertindak sebagai wakil dari perusahaan. Dengan begitu, penampilan dan sikap seorang sekretaris harus baik dan professional, baik dalam berhubungan dengan relasi perusahaan maupun dengan masyarakat umum yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Saat mengikuti kegiatan dengan relasi perusahaan, penampilan harus dijaga dengan benar, jangan sampai terjadi ketidakpantasan dalam berpenampilan karena akan menurunkan

citra perusahaan.

2.      Sekretaris sebagai Pintu Gerbang

Sebagai pintu gerbang, sekretaris berfungsi salah satunya sebagai penerima tamu. Untuk itulah, letak meja dan kursi sekretaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan agar jika para tamu, relasi, atau karyawan yang ingin bertemu dengan pimpinan bisa melapor atau meminta izin kepada sekretaris terlebih dahulu. Sebagai pintu gerbang, sekretaris harus bisa mengatur arus keluar masuknya tamu pimpinan. Dengan wewenangnya, sekretaris harus bisa memanajemen dengan baik pertemuan klien dengan pimpinan. Bahkan, dengan wewenangnya juga, sekretaris bisa menolak tamu yang dianggap tidak layak atau sebaiknya tidak bertemu dengan pimpinan.

3.      Sekretaris sebagai Ibu Rumah Tangga Perusahaan

Sebagai ibu rumah tangga perusahaan, seorang sekretaris harus dapat menaungi perusahaan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantornya. Misalnya, mengatur tata letak ruangan kantor dengan rapi, sehingga setiap orang yang hendak masuk ke ruangan sekretaris dan pimpinan akan merasa nyaman.

Menurut Sedarmayanti ( Ariska, 2005 : 13), bahwa peranan sekretaris adalah sebagai berikut :

1.   Sekretaris sebagai penyelia

            Peranan sekretaris sebagai penyelia pada awalnya dapat dimulai dengan mengawasi seorang atau beberapa orang pegawai yang bertugas sebagai asisten. Peranan sebagai penyelia dimulai persiapannya sejak mulai bekerja sebagai seorang sekretaris. Sebagai penyelia, sekretaris minimal harus memahami perbedaan cirri masing-masing asisten atau bawahan baik latar belakang, kebutuhan maupun tujuannya.

2.   Sekretaris sebagai penghubung antara pimpinan dan stafnya

            Jika pimpinan perlu mendistribusikan pekerjaan kepada sesama staf maka sekretaris berperan sebagai penghubung antara pimpinan dengan para staf yang bersangkutan. Sekretaris bisa melakukan pendekatan diri kepada staf agar mereka melaksanakan instruksi yang diberikan oleh pimpinan.

3.   Sekretaris sebagai kordinator.

            Sekretaris sebagai kordinator apabila sekretaris bekerja sebagai suatu tim maka mereka hendaknya bertanggung jawab kepada penyelia. Kordinator harus mampu mengkoordinir pelaksanaan tugas serta bertanggung jawab penuh terhadap selesainya pekerjaan dengan baik dan tepat waktu.

4.   Sekretaris berperan merangkap sebagai manajer dari bagian atau unit lain          Jika kesempatan telah diperoleh untuk berperan sebagai manajer dari bagian atau unit pelayanan, disamping itu harus bertugas sebagai sekretaris, maka pegawai yang mungkin harus di awasi diantaranya :

a. Penata arsip

b. Juru tik

c, Penerima tamu

5.   Sekretaris berperan sebagai asisten administrasi

            Sebagai asisten administrasi sekretaris melakukan tugas antara lain melakukan pengawasan dan menyampaikan rincian administrasi kepada pimpinan.

Menurut Hendarto dan Tulusharyono mengemukakan bahwa seorang sekretaris dalam sebuah perusahaan memiliki peranan yaitu :

1.      Penjaga beranda perusahaan

Dalam menerima tamu, sekretaris menyeleksi siapa yang bisa dan tidak bisa bertemu pimpinan, kapan waktunya agar dapat diatur jadwalnya dan tidak saling bentrok dengan kegiatan lain.

2.      Filter dan pengolah data

Surat yang masuk dicatat, diatur dan diolah terlebih dahulu. Sekretaris mencari, mengolah, menyimpan, mengatur dan bila diperlukan mencari informasi-informasi yang diperlukan pimpinan. Dapat dikatakan bahwa sekretaris adalah orang yang paling tahu berbagai hal yang strategis di suatu perusahaan.

3.      Asisten pribadi atau tangan kanan pimpinan

Sekretaris membantu pimpinan dalam tugas-tugas sehari-hari bahkan pada banyak kesempatan mewakili pimpinan untuk keperluan perusahaan.

4.      Pemegang rahasia

Sekretaris yang baik menyadari bahwa ia memiliki informasi yang tidak boleh diteruskan kepada pihak yang tidak berhak karena ia sebagai pengolah data yang masuk bagi pimpinan dan bagi perusahaan, sehingga ia mengetahui semua tentang data-data dan informasi yang ada di dalam perusahaan.

5.      Penasehat untuk diminta berbagai pendapat

Sekretaris merupakan orang yang paling dekat dengan pimpinan dan sebagai pembantu pimpinan kerap memberikan ide-ide dan masukan mengenai pekerjaan maupun hal-hal yang diluar pekerjaan kepada pimpinan sebagai bentuk kerja sama dan kepedulian yang baik dengan atasan.

6.      Penghubung atau humas

   Sekretaris berdiri diantara pimpinan dan pihak lain. Untuk itu sekretaris harus pandai menjabarkan  kebijakan-kebijakan pimpinan ataupun menjadi penyampai informasi dari dalam keluar.

7.      Perawat atau pelindung

   Walaupun kedengarannya bersifat pribadi, kebutuhan dan kesehatan pimpinan termasuk didalamnya menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehinggan pimpinan tidak cepat lelah, seperti menata ruangan pimpinan senyaman mungkin agar pimpinan merasa nyaman dalam bekerja, memenuhi kebutuhan kantor yang dibutuhkan oleh pimpinan seperti alat-alat tulis dan lain-lain.